Krātuve, kvota un pilna pastkaste

3. modulis: Pastkastes pārvaldība · Lasīšanas laiks: 9 minūtes

Mācību mērķis: Pēc šīs nodarbības Jūs varēsiet izskaidrot, kur paliek pastkastes krātuve, kas ir kvota, ko pamana nosūtītājs, ja Jūsu pastkaste ir pilna, un izveidot sakopšanas un arhivēšanas plānu, kas nepazaudē nevienu vēstuli.

Pamatjēdzieni: krātuve, kvota (katrai pastkastei un katram pakotnei), izmantojums pa mapēm, pielikumi un base64, maksimālais vēstules izmērs (SIZE), brīdinājuma vēstule, 452 4.2.2 un 552 5.2.2 (pastkaste pilna), 552 5.3.4 (vēstule pārāk liela), sakopšana, arhivēšana, lokālā mape, dublējumkopija

Kur paliek vieta?

Parasta teksta vēstule ir pāris kilobaiti. No tām varat saglabāt simtiem tūkstošu. Vieta gandrīz vienmēr tiek izmantota trim lietām:

1. Pielikumi. Fotogrāfijas, pdf faili, prezentācijas. Viena vēstule ar desmit tālruņa fotogrāfijām ātri sasniedz 30 līdz 50 MB.
2. Nosūtītā pasta. Katrs pielikums, ko nosūtāt, pēc tam paliek arī Jūsu Sent mapē. Ja nosūtāt 8 MB lielu piedāvājumu pieciem klientiem piecās atsevišķās vēstulēs, tas tur paliek piecas reizes.
3. Trash un surogātpasts. Dzēstā pasta vēstules paliek Trash mapē, kamēr to neiztukšojat. Surogātpasta vēstules paliek surogātpasta mapē, kamēr surogātpasta filtrs vai Jūs tās nesakopjat. Abas skaitās krātuvē.

Ceturtais, slēptais cēlonis bija redzams 3.1. nodarbībā: vēstules, kas atzīmētas kā dzēstas, bet nekad nav galīgi izdzēstas.

Kāpēc pielikums kļūst lielāks

E-pasts sākotnēji bija izdomāts tikai tekstam. Tāpēc pielikums (fotogrāfija, pdf fails) tiek pārveidots par tekstu ar base64 kodējumu. Šajā procesā katri 3 baiti tiek pārveidoti par 4 rakstzīmēm. Tātad pielikums kļūst aptuveni par trešdaļu lielāks, un, pieskaitot rindu pārtraukumus, nedaudz vairāk. 15 MB liels pdf fails Jūsu datorā vēstulē ir vairāk nekā 20 MB liels.

Tas ir svarīgi attiecībā uz ierobežojumiem. Ja saņēmējs norāda "maksimāli 25 MB", tas attiecas uz visas vēstules izmēru pēc pārveidošanas. 20 MB liels pielikums tad vairs netiks nogādāts.

Divu veidu robežas

Kvota: cik daudz drīkstat saglabāt?

Kvota ir pastkastes maksimālā krātuve. Parasti ir divi līmeņi:

• Pati pastkaste. Katrai pastkastei varat noteikt robežu, piemēram, 2 GB vispārīgai adresei, lai viena pastkaste neaizņemtu visu vietu.
• Pakotne vai abonements. Visas pastkastes kopā (un hostinga pakotnē arī vietne, datubāzes un dublējumkopijas) dala kopējo krātuvi. Ja tā ir pilna, plaša kvota katrai pastkastei vairs nepalīdz.

Komerciālā mākoņpasta pakalpojumā tas bieži tiek risināts katram lietotājam atsevišķi, ar fiksētu apjomu katrai licencei. Princips ir tāds pats.

Vēstules izmērs: cik liela drīkst būt viena vēstule?

Neatkarīgi no krātuves, katram pasta serverim ir maksimālais vēstules izmērs. Tas attiecas gan uz nosūtīšanu (Jūsu serveris), gan uz saņemšanu (saņēmēja serveris). Mazākā no abām robežām nosaka, vai tas izdosies. Pasta serveri paziņo savu robežu SMTP sarunas sākumā ar paplašinājumu SIZE (skatiet 1.2. nodarbību), piemēram, 250-SIZE 52428800 (50 MB).

Bieži izmantotās robežas ir no 20 līdz 50 MB. Gmail, piemēram, ļauj nosūtīt pielikumus līdz 25 MB; lielākus failus Gmail pats pārvērš par saiti uz Google Drive. Nekad nepieņemiet, ka saņēmējs var pieņemt vairāk par 20 MB. Lieliem failiem labāka izvēle ir lejupielādes saite (piemēram, no Jūsu mākoņkrātuves): nav ierobežojuma, nav dubultas krātuves, un saiti vēlāk varat atsaukt.

Kas notiek, ja pastkaste ir pilna?

Vispirms Jūs parasti saņemat brīdinājumu: servera vēstuli, ka tuvojaties kādai robežai, piemēram, 90%. Serveros ar Exim (piemēram, DirectAdmin) tas ir angļu teksts The size of your mailbox has exceeded a warning threshold.

Ja pastkaste ir patiešām pilna, serveris atsaka jaunu pastu. Tas, vai tas notiek pagaidu kārtā vai galīgi, ir atkarīgs no servera:

Kods X.2.2 paplašinātajos statusa kodos (RFC 3463) nozīmē tieši šo: "pastkaste pilna". Modulis 6 par atlēciena paziņojumiem (bounce) runā sīkāk.

Ievērojiet atšķirību no pārāk lielas vēstules: 552 5.3.4 Message too big nozīmē, ka vēstule ir lielāka nekā serveris pieļauj. Sakopšana šeit nepalīdz; nosūtītājam fails jānosūta citā veidā.

Un ņemiet vērā: pilnu pastkasti bieži pats nepamanāt. Jūs varat turpināt nosūtīt pastu un lasīt savas vecās vēstules. Tieši nosūtītāji saņem kļūdas paziņojumu, un klients, kurš trīs reizes saņēmis atlēciena paziņojumu (bounce), ne vienmēr piezvanīs.

Sakopšana bez nožēlas

Secība, kas gandrīz vienmēr darbojas:

1. Apskatiet, kur ir vieta. Tīmekļa pastā vai klienta panelī bieži redzams izmantojums pa mapēm. Visbiežāk augšgalā ir Sent, Trash vai viena veca mape ar pielikumiem.
2. Iztukšojiet Trash un Spam. Tas ir ātrākais ieguvums un neko nemaksā.
3. Meklējiet lielas vēstules. Lielākajā daļā tīmekļa pasta un programmu varat kārtot pēc izmēra. Saglabājiet nepieciešamo pielikumu savos failos un izdzēsiet vēstuli, vai tikai pielikumu (Thunderbird un Apple Mail var izdzēst pielikumu no vēstules).

4. Arhivējiet vecos gadus. Pastu, ko vēlaties saglabāt, bet reti vajadzējiet, varat pārvietot uz arhīvu. Jums ir divas izvēles:

   • arhīva mape serverī: paliek redzama visur, bet skaitās krātuvē;
   • lokāla mape Jūsu datorā (Thunderbird: Local Folders; Apple Mail: On My Mac; Outlook: .pst datu fails). Tā vairs neskaitās krātuvē, bet atrodas tikai uz tā viena datora. Tad pats parūpējieties par šī datora dublējumkopiju. Bez dublējumkopijas lokālā arhivēšana ir pārcelšanās uz vienu cieto disku.
5. Tikai tad mainiet kvotu, ja tas joprojām ir nepieciešams un Jūsu pakotnei ir vieta.

Plaša mēroga sakopšana ar vienu pogu panelī (piemēram, "izdzēst visu, kas vecāks par gadu, Inbox mapē") ir ērta, bet neatgriezeniska. Ar IMAP tas uzreiz pazūd arī no visām Jūsu ierīcēm. Vispirms saglabājiet to, kas Jums vajadzīgs.

Glabāšanas pienākums

Uzņēmējam jāglabā sava uzņēmuma dokumentācija (grāmatvedība un ar to saistītie dokumenti) saskaņā ar fiskālo glabāšanas pienākumu Jūsu valstī (bieži 7 līdz 10 gadi), un zem tā var ietilpt arī uzņēmuma e-pasti, piemēram, piedāvājumi, pasūtījumu apstiprinājumi un rēķini. Tāpēc neizdzēsiet to vienkārši tā. Ievietojiet to arhīvā ar dublējumkopiju vai saglabājiet pielikumus savā administrācijā.

Praksē: tā tas izskatās panelī

DirectAdmin sadaļā E-mail Accounts katrai pastkastei redzama kolonna Usage, un augšgalā kopsumma. Izmantojot trīs punktus aiz pastkastes un Change Limits, varat iestatīt kvotu megabaitos vai atzīmēt Max, lai pastkaste varētu izmantot pakotnes brīvo vietu. Ar Purge varat vienā reizē izdzēst veco pastu no mapes. Mans WebOké parāda pakotnes krātuves izmantojumu. Citiem pakalpojumu sniedzējiem tas darbojas līdzīgi: meklējiet "krātuve", "kvota" vai "pastkastes izmērs" panelī vai pārvaldības vidē.

Kopsavilkums

• Vieta galvenokārt tiek izmantota pielikumiem, nosūtītajam pastam, Trash un surogātpastam.
• Pielikumi vēstulē kļūst aptuveni par trešdaļu lielāki base64 kodējuma dēļ.
• Ir kvota katrai pastkastei un kopējā kvota pakotnei; stingrākā robeža ir noteicošā.
• Pilna pastkaste atsaka pastu: pagaidu kārtā (452 4.2.2) vai galīgi (552 5.2.2). To pamana nosūtītājs, bet Jūs bieži nē.
• Sakopiet šādā secībā: apskatīšana, Trash un Spam iztukšošana, lielas vēstules, arhivēšana, un tikai tad kvotas palielināšana. Lokālajam arhīvam nepieciešama sava dublējumkopija.

Tests

Uzdevums

Uzdevums O3.2: Krātuves apjoma mērīšana un sakopšanas plāna izveide. Noskaidrojiet, cik daudz krātuves izmanto Jūsu pastkaste un kāda ir robeža (pastkastei un pakotnei vai abonementam). Pierakstiet trīs mapes, kas aizņem visvairāk vietas, un atrodiet savas desmit lielākās vēstules. Pēc tam izveidojiet sakopšanas plānu: ko dzēsīsiet, ko arhivēsiet, kur atradīsies arhīvs un kā tas tiks dublēts? Ņemiet vērā, kas Jums jāsaglabā uzņēmējdarbības vajadzībām.

Vairāk lasīt

Šajos rakstos aprakstītie soļi attiecas uz WebOké paneļiem; citiem pakalpojumu sniedzējiem process ir līdzīgs.

• DirectAdmin rokasgrāmata 7.3: Opslags vieta pastkastei un kas notiek, kad tā ir pilna
• Paziņojums: Your mailbox - The size of your mailbox has exceeded a warning threshold
• E-pasts noraidīts: message too big
• Kā pārbaudīt savu e-pasta lietojumu?
• Pastkastītes iztīrīšana DirectAdmin, lai atbrīvotu vietu
• RFC 3463 (Enhanced Mail System Status Codes), RFC 2045 (MIME, base64), RFC 1870 (SMTP SIZE)