Droša koplietošana un sadarbība

7. modulis: Piekļuve, piegādātāji un mākonis · Lasīšanas laiks: 10 minūtes

Mērķis: Pēc šīs nodarbības Jūs katrai situācijai varēsiet izvēlēties drošāko koplietošanas veidu: iekšēju koplietošanu ar kontu, personalizētu koplietošanu vai publisku saiti ar paroli, derīguma termiņu un lejupielādes limitu, un Jūs zināsiet, ko labāk nesūtīt pa e-pastu.
Pamatjēdzieni: koplietošanas saite, publiska saite, derīguma termiņš, saites parole, lejupielādes limits, failu pieprasījums, šifrēta sūtīšana, minimāli nepieciešamie dati

Koplietošana ir jaunais pielikums

Agrāk dokumentu sūtīja kā e-pasta pielikumu. Mūsdienās arvien biežāk kopīgojat saiti uz failu savā mākoņkrātuvē. Tam ir lielas priekšrocības: nav kopiju, kas klejo apkārt, vienmēr jaunākā versija, arī lieli faili, un piekļuvi vēlāk varat atsaukt. Reiz nosūtītu pielikumu vairs nekad nevar atgūt atpakaļ.

Taču saitei ir arī savs risks. Publiska saite darbojas ikvienam, kam tā ir. Ja to pārsūta tālāk, ielīmē grupas lietotnē vai tā nonāk uzlauztā pastkastē, tad arī cits cilvēks var tai piekļūt. Saite bez paroles vai beigu datuma, kas izveidota pirms trim gadiem kādam darbam, bieži vien joprojām darbojas.

Trīs koplietošanas veidi

Gandrīz katrā mākoņkrātuvē ir trīs koplietošanas veidi. Vienmēr izvēlieties visierobežotāko veidu, kas atbilst situācijai.

Iekšēja koplietošana ir visdrošākā: nav saites, kas var noplūst, un, ja kolēģis aiziet un viņa konts tiek deaktivizēts (4. nodarbība modulī 7), piekļuve pazūd nekavējoties. Ar personalizētu koplietošanu katrs saņēmējs iegūst savu saiti, tāpēc Jūs varat redzēt, ar ko konkrēti kopīgojat, un katrai personai atsevišķi pārtraukt piekļuvi.

Saites iestatījumi

Ja tomēr jāizveido publiska saite, iestatiet to apzināti. Lielākajai daļai pakalpojumu ir šādas opcijas:

• Tiesības: tikai skatīšanās vai arī rediģēšana. Pēc noklusējuma izvēlieties tikai skatīšanos. Iepazīšanās nolūkā ar to pietiek.
• Saites parole: tam, kas atver saiti, vispirms jāievada parole. Nosūtiet šo paroli pa citu kanālu nekā saiti: saiti pa e-pastu, paroli pa sms vai telefoniski. Tam, kas pārtver tikai e-pastu, tad vēl nebūs nekā.
• Derīguma termiņš: pēc šī datuma saite vairs nedarbojas. Tā Jums nebūs jāatceras to sakopt.
• Lejupielādes limits: saite pārstāj darboties pēc noteikta lejupielāžu skaita.
• Lejupielādes slēpšana: saņēmējs neredz lejupielādes pogu. Tā nav īsta aizsardzība: ko kāds var redzēt, to viņš var arī saglabāt, kaut vai ar ekrānuzņēmumu.
• Etiķete vai nosaukums saitei, lai vēlāk zinātu, kam tā bija paredzēta.

Turklāt kopīgojiet pašu failu, nevis mapi ap to, ja vien otrai pusei tiešām nav jāredz viss šajā mapē. Saite uz mapi "Klienti 2026" viena piedāvājuma dēļ ir klasiska noplūde.

Failu pieprasījums

Ja klientam vai piegādātājam Jums kaut kas jāiesniedz, izmantojiet failu pieprasījumu (saukts arī par augšupielādes saiti vai "tikai nolikt"). Otra puse var augšupielādēt failus, bet neredz, kas mapē jau atrodas. Izveidojiet katram klientam savu mapi un savu pieprasījumu, ar paroli un beigu datumu. Tā klients A nekad neredzēs klienta B dokumentus, un Jūs uzreiz zināsiet, no kura tie ir.

Ko nevajadzētu sūtīt pa parastu e-pastu

Parastu e-pastu var salīdzināt ar pastkarti, kas iet caur vairākām pasta nodaļām. Savienojums starp pasta serveriem bieži ir šifrēts, taču pēc tam vēstule paliek lasāma gan sūtītāja, gan saņēmēja pastkastēs, bieži gadiem ilgi, un nepareizi ierakstīta adrese ir pietiekama, lai notiktu datu aizsardzības pārkāpums (1. nodarbība modulī 8).

Tāpēc nesūtiet kā parastu pielikumu:

• pasu vai personu apliecinošu dokumentu kopijas;
• medicīniskus datus vai datus par veselību;
• algu lapiņas, algas pārskatus un personas kodus;
• paroles un atkopšanas kodus (tiem vieta ir paroļu pārvaldniekā, iespējams, koplietotā seifā, 2. nodarbība modulī 2).

Tā vietā izmantojiet koplietošanu ar paroli un derīguma termiņu no savas pašas krātuves vai pakalpojumu, kas atbalsta šifrētu sūtīšanu, kur ziņojumu var atvērt tikai saņēmējs. Ir dažādi veidi: Jūsu e-pasta programmā vai pakotnē iebūvēta šifrēšana, drošs ziņapmaiņas pakalpojums vai atsevišķs pakalpojums failu šifrētai sūtīšanai.

Minimāli nepieciešamie dati

Labākā aizsardzība pret noplūdi ir dati, kurus Jūs nekopīgojat. Pie katras koplietošanas pajautājiet sev: vai otrai pusei tas tiešām ir vajadzīgs? Grāmatvedim ir vajadzīgi Jūsu rēķini, nevis visa Jūsu klientu datubāze. Izīrētājam ir jāzina, ka persona eksistē, bet ne vienmēr ir vajadzīga pases kopija. Ja personu apliecinoša dokumenta kopija tomēr ir nepieciešama, varat aizklāt personas kodu un fotogrāfiju un uzlikt ūdenszīmi ar mērķi un datumu. Tam ir pieejamas dažādas bezmaksas lietotnes un rīki dokumentu drošai kopēšanai.

Sakopšana

Saites uzkrājas. Daudzi pakalpojumi parāda pārskatu par visu, ko esat kopīgojis. Pārskatiet to reizi ceturksnī:

1. Pārtrauciet visas publiskās saites bez derīguma termiņa, kas vairs nav vajadzīgas.
2. Pārbaudiet, vai ārējām personām joprojām ir piekļuve pabeigta darba mapēm.
3. Kur iespējams, iestatiet noklusēto derīguma termiņu jaunajām saitēm.

Praksē: šādi tas izskatās

Parauga vidē Nextcloud publisku saiti izveidojat faila cilnē Share. Sadaļā Modify atrodat tiesības (Atļaut tikai skatīšanos vai Rediģēšanu) un zem papildu iestatījumiem paroli, derīguma termiņu, opciju Hide download, piezīmi saņēmējam un lejupielāžu ierobežojumu. Ar Stop sharing uzreiz atsaucat saiti. Ja kopīgojat caur e-pasta adresi, Nextcloud nosūta katram saņēmējam savu saiti, kuru varat atsaukt katrai personai atsevišķi. Iesniegšanai ir pieejams failu pieprasījums ar katram klientam atsevišķu mapi, paroli un beigu datumu. Euro-Office dokumentus kopīgojat, izmantojot tās pašas saites; rokasgrāmata iesaka piešķirt rediģēšanas tiesības tikai tad, ja tas tiešām nepieciešams. Citas mākoņkrātuves darbojas līdzīgi, lai gan pogas sauc citādi un dažas opcijas (piemēram, lejupielādes limits) ne visur ir pieejamas.

Kopsavilkums

• Izvēlieties visierobežotāko koplietošanas veidu, kas atbilst situācijai: iekšēju, personalizētu, un tikai pēdējā kārtā publisku saiti.
• Publiska saite darbojas ikvienam, kam tā ir; piešķiriet tai paroli (nosūtot to pa citu kanālu), derīguma termiņu un tikai lasīšanas tiesības.
• Kopīgojiet failu, nevis mapi; izmantojiet failu pieprasījumu, ja kādam kaut kas Jums jāiesniedz.
• Nesūtiet sensitīvus datus kā parastu pielikumu un kopīgojiet tikai to, kas otrai pusei tiešām ir vajadzīgs.
• Regulāri sakopiet vecās saites un ārējo piekļuvi.

Tests

Uzdevums

Uzdevums A7.3: Novērtējiet koplietošanas saiti. Jūs saņemsiet virkni situāciju ar koplietošanas saites iestatījumiem: kas tiek kopīgots, ar ko, ar kādām tiesībām, vai tai ir parole un derīguma termiņš un kā parole tiek nosūtīta. Novērtējiet katrai situācijai, vai tas ir kārtībā, varētu būt labāk vai tā nevajadzētu darīt, un izvēlieties svarīgāko uzlabojumu. Programma pārbaudīs Jūsu atbildi un sniegs paskaidrojumu katrai situācijai.

Lasiet vairāk

WebOké rakstos aprakstītie soļi attiecas uz WebOké vidi; citiem pakalpojumu sniedzējiem process ir līdzīgs.

• Nextcloud rokasgrāmata 5.2: Publiskas saites izveide: lasīšana, labošana, parole, derīguma termiņš un lejupielāžu limits
• Nextcloud rokasgrāmata 5.4: Koplietošana pa e-pastu ar personu bez konta
• Nextcloud rokasgrāmata 16.5: Kā likt klientam iesniegt datnes, izmantojot datņu pieprasījumu ar paroli un beigu datumu
• Euro-Office rokasgrāmata 9.3: Parole un derīguma termiņš saitei
• Euro-Office rokasgrāmata 9.5: Dalīšanās ar kādu ārpus Jūsu organizācijas