Uzņēmuma e-pasta glabāšana: glabāšanas pienākums un arhivēšana

Cik ilgi jāglabā uzņēmuma e-pasts, un vai drīkst vienkārši glabāt visu? Šajā rakstā uzzināsiet, ko nosaka glabāšanas pienākums un privātuma noteikumi, par piemēru izmantojot Nīderlandi, un kā praktiski arhivēt e-pastu. Tas ir vispārīgs skaidrojums, nevis juridiska vai nodokļu konsultācija. Termiņi katrā valstī atšķiras: noskaidrojiet tos savā nodokļu administrācijā, pie sava grāmatveža vai revidenta.

1. Uz kādu e-pastu attiecas glabāšanas pienākums?

Daudzās valstīs uzņēmumam vairākus gadus jāglabā sava lietvedība un grāmatvedības dokumenti. E-pasts pie tiem pieder, ja tajā ir vienošanās vai dati, kas ir svarīgi grāmatvedībai vai nodokļiem. Piemēram:

• piedāvājumi, pasūtījumu apstiprinājumi un vienošanās par cenām;
• rēķini, ko nosūtāt vai saņemat pa e-pastu, kopā ar pielikumiem;
• līgumi un to grozījumi.

Jaunumu vēstules, reklāma un parasta savstarpēja sarakste bez finansiālām sekām parasti tur nav jāiekļauj.

2. Cik ilgi? Nīderlandes piemērs

• Termiņš sākas tikai tad, kad dokuments vairs nav aktuāls. Līgumu, kas ir spēkā četrus gadus, Jūs glabājat šos četrus gadus un pēc tam vēl 7 gadus.
• Ja Jūsu uzņēmums beidz darbību, glabāšanas pienākums paliek spēkā.
• Glabāt digitāli drīkst, ja dokumentus varat uzrādīt saprātīgā termiņā un tos nevar nemanāmi mainīt.

Noteikumi ir atrodami Nīderlandes nodokļu administrācijas Belastingdienst vietnē. Citās valstīs ir spēkā citi termiņi.

3. Privātuma puse: ne ilgāk, kā nepieciešams

E-pastā bieži ir personas dati. Saskaņā ar VDAR (angliski GDPR) personas datus nedrīkst glabāt ilgāk, kā nepieciešams attiecīgajam mērķim. Tas nav pretrunā ar glabāšanas pienākumu: to, kas Jums jāglabā saskaņā ar likumu, Jūs drīkstat glabāt. Taču glabāt visu mūžīgi tikai tāpēc, ka tas ir iespējams, nav pareizi.

• Katram e-pasta veidam nosakiet, cik ilgi tas Jums ir vajadzīgs, un to dokumentējiet.
• Izdzēsiet e-pastu, kam nav uzņēmējdarbības nozīmes, piemēram, vecus darba pieteikumus vai saziņas veidlapas.
• Glabājiet arhīvu tikpat droši kā savu pastkasti: ar stipru paroli un rezerves kopiju.

Vairāk par VDAR un Jūsu tīmekļa vietni lasiet rakstā VDAR Jūsu tīmekļa vietnei: sīkdatnes, ārējs saturs, veidlapas un privātuma paziņojums.

4. Kā arhivēt e-pastu

Ir vairāki veidi. Tos varat arī apvienot.

1. Arhīva mape serverī. Pārvietojiet veco e-pastu uz mapi, piemēram, Arhīvs vai Arhīvs 2025. Tad e-pasts paliek tīmekļa pastā, Jūsu tālrunī un mūsu nakts rezerves kopijā, taču tiek ieskaitīts Jūsu pastkastes krātuvē. Skatiet Mapes Jūsu pastkastē: Iesūtne, Nosūtītās, Melnraksti, Atkritne, Nevēlamās un Arhīvs.
2. Saglabāšana lokāli. Pārvietojiet e-pastu uz lokālu mapi savā e-pasta programmā, piemēram, uz .pst failu programmā Outlook vai uz Lokālās mapes programmā Thunderbird. Tas ietaupa vietu serverī, taču e-pasts tad atrodas tikai šajā datorā. Skatiet E-pasta saglabāšana lokāli, lai ietaupītu vietu pasta serverī.
3. Atsevišķu ziņojumu eksportēšana. Svarīgu ziņojumu saglabājiet kā .eml failu kopā ar pielikumiem. Skatiet Ziņojuma eksportēšana .eml formātā un atkārtota importēšana. Šādus failus varat, piemēram, glabāt pastāvīgā mapē savā Nextcloud blakus pārējiem grāmatvedības dokumentiem.

5. Vai pārtraucat izmantot pastkasti vai pakotni?

Tad eksportējiet e-pastu, kas Jums jāglabā, pirms beigu datuma. Pēc beigu datuma pakotne tiek nekavējoties pārtraukta. Kā paņemt līdzi visu, lasiet rakstā Aiziešana no WebOké: kā paņemt līdzi savus datus.

Plašāks skaidrojums ar ekrānuzņēmumiem: Arhivēšana: arhīva mape serverī vai pst fails Outlook rokasgrāmatā un Ziņojumu arhivēšana tīmekļa pasta rokasgrāmatā.

Vēlaties uzzināt vairāk? Apgūstiet bezmaksas kursu “E-pasts kārtībā”, nodarbība 3.2 Krātuve, kvotas un pilna pastkaste.