E-pasts, ko izlasa

3. modulis: E-pasta rakstīšana · Lasīšanas laiks: 11 minūtes

Mērķis: Pēc šīs nodarbības Jūs varēsiet uzrakstīt e-pastu, ko saprot ātri: ar tematu, kas pasaka, kas jādara, ar jautājumu pašā sākumā, ar pārskatāmu struktūru, ar noderīgu citātu un ar apzinātu izvēli starp vienkāršu tekstu un formatējumu.

Pamatjēdzieni: temata rinda, galvenais teikums, viens temats vienā e-pastā, citēšana, zem vai virs citāta, vienkāršs teksts, HTML redaktors, multipart/alternative, tonis, Saņemšanas apstiprinājums

Lasītāji vispirms pārskata

Kad cilvēks atver savu pastu, viņš nelasa no augšas uz leju. Vēstuļu sarakstā viņš redz vārdu un tematu, varbūt atver vēstuli, izlasa pirmās rindas un tad izlemj: darīt tūlīt, darīt vēlāk vai atstāt. Labs e-pasts ir uzrakstīts tieši šīm dažām sekundēm. Tas nav jautājums par skaistiem teikumiem, bet par secību: vissvarīgākais pirmajā vietā.

Divas lietas nosaka, vai Jūsu e-pasts izturēs šo pirmo skatienu: temats un pirmais teikums.

Temats: kopsavilkums ar darbību

Temata rinda ir vienīgais, ko adresāts redz pirms vēstules atvēršanas, un vienīgais, pēc kā viņš to vēlāk meklēs. "Jautājums", "Info" vai "Re: Re: Fwd: piedāvājums" neko nepasaka. Labs temats atbild uz diviem jautājumiem: par ko ir runa un ko Jūs sagaidāt?

• Slikti: vraagje
• Labāk: Bruiloft 14 juni: kleuren en aantal tafels
• Vislabāk: Bruiloft 14 juni: graag kleuren en aantal tafels voor 1 mei

Pēdējā tematā ir datums un darbība. Ahmed, pat neatverot vēstuli, zina, ka viņam kaut kas jāizlemj un līdz kuram laikam. Pēc sešiem mēnešiem Sanne atradīs šo e-pastu, meklējot "bruiloft" (kāzas) vai "tafels" (galdi) (nodarbība 5.3).

Ja sarunas temats mainās, mainiet arī temata rindu. Vēstuļu virkni, kuras nosaukums ir "Piedāvājums", bet kurā tagad runā par sūdzību, nav iespējams atrast.

Pirmais teikums ir jautājums

Sāciet ar to, kas ir svarīgākais: jautājumu, lēmumu vai jaunumu. Fons nāk pēc tam. To sauc arī par galveno teikumu. Salīdziniet "Ceru, ka Jums viss labi, mums šeit ir liela rosība Mātes dienas dēļ, Daan bija atvaļinājumā, un es vēlreiz pārskatīju piedāvājumu..." ar "Ahmed, vai varat man līdz 1. maijam paziņot divas lietas: krāsas un galdu skaitu?" Uz otro versiju Ahmed var atbildēt uzreiz. Draudzīgs ievads ir pilnīgi pieņemams, tikai nelieciet to pirms jautājuma.

Daži noteikumi, kas palīdz:

• Viens temats vienā e-pastā. Divi temati vienā vēstulē bieži nozīmē, ka otrs tiek aizmirsts. Turklāt šādu e-pastu nevar arhivēt vienā mapē vai pāradresēt īstajam cilvēkam.
• Īsas rindkopas ar tukšu rindu starp tām. Piecpadsmit rindu bloku tālrunī neviens neizlasa.
• Vairāki jautājumi? Numurējiet tos. Tad adresāts var atbildēt ar "1. pasteļtoņi, 2. četrpadsmit galdi".
• Norādiet datumu, ja Jums kaut kas ir vajadzīgs, un pasakiet, kāpēc ("tad es varēšu laikus pasūtīt pie audzētāja").
• Noslēdziet ar nākamo soli, nevis ar trim izsaukuma zīmēm.

Citēšana: tikai tas, kas palīdz

Kad Jūs atbildat uz e-pastu, tīmekļa pasts ievieto sākotnējo vēstuli Jūsu atbildē kā citātu, vienkāršā tekstā ar > katras rindas sākumā vai ar vertikālu līniju, ja izmanto formatējumu. Citāts ir ērts: adresāts redz, uz ko Jūs atbildat. Taču garā vēstuļu virknē citāts ar katru reizi kļūst lielāks, līdz Jūsu divu rindu atbilde pazūd zem četriem ekrāniem teksta.

Tāpēc izdzēsiet to, kas nav vajadzīgs. Atstājiet tikai teikumu, uz kuru atbildat, un rakstiet savu atbildi zem tā. To sauc par atbildēšanu starp rindām:

> Wil je wit met roze of toch meer pastel?
Pastel graag, met wat lichtgroen.

> Hoeveel tafels waren het?
Veertien.

Vai sākt virs vai zem citāta, ir vienošanās jautājums. Darījumu sarakstē ir kļuvis ierasts rakstīt virs citāta, jo jaunākais ir augšā. Tehniskajos e-pasta sarakstos norma ir rakstīt zem citāta vai starp rindām. Izvēlieties to, kas atbilst cilvēkiem, ar kuriem sarakstāties, un esiet konsekventi. Tīmekļa pastā to varat izvēlēties sadaļā Iestatījumi > Vēstuļu rakstīšana > Atbildot.

Uzmanību: citētā vēstuļu virknē dažreiz ir lietas, kas jaunajam adresātam nav jālasa, piemēram, iekšēja piezīme vai tālruņa numurs. Pārlasiet citātu, pirms kādu pievienojat vai pāradresējat vēstuli.

Vienkāršs teksts vai formatējums?

E-pastu var uzrakstīt divos veidos.

• Vienkāršs teksts: tikai burti, tekstā nav treknraksta, krāsu vai attēlu. Visur pienāk vienādi, ir neliels un labi lasāms jebkurā ekrānā, arī vienkāršā e-pasta lietotnē vai ekrāna lasītājā.
• HTML (formatējums): ar treknrakstu, virsrakstiem, krāsām, saitēm aiz vārdiem un attēliem. E-pasta programma, kas sūta formatētas vēstules, parasti tajā pašā vēstulē pievieno arī vienkārša teksta versiju. To sauc par multipart/alternative: adresāts saņem to versiju, ko viņa programma var parādīt vislabāk.

Formatējumam ir jēga, ja tas palīdz saturam: tabula ar laikiem, virsraksts virs katras daļas, treknrakstā izcelts termiņš. Tam nav jēgas, ja tas ir tikai rotājums: krāsaini burti, fons vai pieci dažādi fonti. Formatējums var arī pazust vai pienākt citādi, piemēram, ja adresāts lasa tikai vienkāršu tekstu. Tāpēc nekad neizsakiet nozīmi tikai ar krāsu ("sarkanie datumi ir aizņemti").

WebOké tīmekļa pastā pēc noklusējuma raksta vienkāršā tekstā. HTML redaktoru varat ieslēgt katrai vēstulei atsevišķi ar pogu ar attēlu teksta lauka augšējā kreisajā stūrī vai pēc noklusējuma sadaļā Iestatījumi > Vēstuļu rakstīšana.

Tonis, pārlasīšana un Saņemšanas apstiprinājums

E-pastā nav Jūsu balss un sejas. Īss teikums, ko Jūs domājāt kā lietišķu, otram var šķist skarbs. Daži vispārīgi noteikumi: sasveicinieties un atvadieties, rakstiet "vai varētu", nevis "Jums jā...", nekad nerakstiet neko, ko nepateiktu adresātam skaļi, un, ja esat dusmīgi, ar sūtīšanu pagaidiet. Atstāt melnrakstu un pārlasīt to pēc stundas (nodarbība 3.4) palīdz izvairīties no daudzām nožēlām.

Pirms noklikšķināt uz Sūtīt, pārlasiet vēlreiz: vai adresāts ir pareizs, vai temats ir pareizs, vai jautājums ir augšā, vai pielikums ir pievienots (nodarbība 3.3)?

Ar opciju Saņemšanas apstiprinājums Jūs lūdzat adresātu paziņot, ka viņš ir atvēris Jūsu e-pastu. Izmantojiet to ar mēru. Adresāts ekrānā redz jautājumu, viņš var atteikties, un daudzas programmas apstiprinājumu nesūta nekad. Tātad apstiprinājuma neesamība neko nenozīmē. Turklāt, ja apstiprinājumu lūdz katrā e-pastā, tas izskatās neuzticīgi. Ja vēlaties būt droši, ka kaut kas ir pienācis, vienkārši pajautājiet to tekstā.

Praksē: tā tas darbojas tīmekļa pastā

Virs vai zem citāta rakstīt, Jūs izvēlaties sadaļā Iestatījumi > Vēstuļu rakstīšana. Tur arī iestatāt, vai pēc noklusējuma rakstāt ar formatējumu. HTML redaktoru katrai vēstulei ieslēdzat ar pogu ar attēlu. Saņemšanas apstiprinājums atrodams opcijās ekrāna Rakstīt vēstuli labajā pusē. Roundcube rokasgrāmatā pogas ir aprakstītas soli pa solim. Citos tīmekļa pastos un e-pasta programmās opcijām ir līdzīgi nosaukumi, un rakstīšanas noteikumi ir spēkā visur.

Kopsavilkums

• Rakstiet pirmajam skatienam: temats un pirmais teikums nosaka, vai Jūsu e-pastu izlasīs.
• Labs temats pasaka, par ko ir runa un ko Jūs sagaidāt, vēlams ar datumu.
• Viens temats vienā e-pastā, īsas rindkopas, numurēti jautājumi un skaidrs nākamais solis.
• Citējiet tikai to, kas palīdz; izvēlieties rakstīt virs vai zem citāta un pieturieties pie tā.
• Formatējumu izmantojiet tikai tad, ja tas palīdz saturam; Saņemšanas apstiprinājumu lūdziet tikai izņēmuma gadījumos.

Tests (quiz)

Uzdevums

Uzdevums D3.2: Pārrakstiet nekārtīgu e-pastu. Atveriet materiālu slechte-mail.txt: tas ir Sanne e-pasts Ahmed ar tematu "vraagje" (jautājums), kurā sajaukti četri temati un īstais jautājums parādās tikai beigās. Pārrakstiet to tīmekļa pastā kā jaunu vēstuli sev (nesūtiet nevienam citam). Izmantojiet šo pārbaudes sarakstu: temats pasaka, par ko ir runa, kas jādara un līdz kuram laikam; pirmais teikums ir jautājums; jautājumi ir numurēti; lietas, kas neattiecas uz šo tematu, ir izņemtas (vai pārceltas uz atsevišķu e-pastu); laukā Kam ir tikai tas, kam jāatbild; e-pasts ir īsāks par oriģinālu. Pēc tam atbildiet: kurš oriģināla teikums patiesībā bija galvenais, ko Jūs izlaidāt un kāpēc, un vai Daan jābūt laukā Kam, Cc vai nekur? Visbeidzot salīdziniet ar šī uzdevuma parauga atbildi.

Papildu lasāmviela

Ja ir aprakstīti soļi tīmekļa pastā, tie attiecas uz WebOké tīmekļa pastu; citos tīmekļa pastos tas darbojas līdzīgi.

• Roundcube Webmail 4.2: Atbildēšana un pārsūtīšana
• Roundcube Webmail 4.4: Formatējums, uzmetumi un papildu opcijas
• Roundcube Webmail 10.1: Svarīgākie iestatījumi
• Roundcube Webmail 9.1: Meklēšana Jūsu e-pastā