Sistēma, kuru Jūs spēsiet ievērot

5. modulis: Kārtošana un atrašana · Lasīšanas laiks: 8 minūtes

Mērķis: Pēc šīs nodarbības Jūs varēsiet izvēlēties un iestatīt vienkāršu darba kārtību savai pastkastei, lai redzētu, kas vēl jāizdara, un atrastu e-pastu, nekārtojot to katru dienu.

Pamatjēdzieni: Ienākošās kā darba kaste, četras izvēles, atzīmēšana, nelasītās, arhīvs, noteikti laiki, koplietota pastkaste

Kāpēc vajadzīga sistēma

Pilna pastkaste reti ir pati problēma. Problēma ir tā, ka Jūs vairs neredzat, kas vēl jāizdara. Klienta jautājums pazūd starp jaunumu vēstulēm, rēķins, kas vēl jāapmaksā, atrodas ceturtajā lapā. Sistēma to atrisina ar dažām pastāvīgām vienošanām ar sevi. Tai nav jābūt sarežģītai. Galvenokārt tai jābūt tik vienkāršai, lai Jūs to joprojām ievērotu pēc trim mēnešiem.

Labākās metodes nav. Cilvēki strādā dažādi, un individuālam uzņēmumam ir cits e-pasts nekā biedrībai. Šajā nodarbībā Jūs saņemsiet pamatelementus un izvēles. Jūs pašu izvēlaties to, kas Jums der.

Ienākošās kā darba kaste

Gandrīz jebkuras praktiskas sistēmas pamats: Ienākošās ir darba kaste, nevis arhīvs. Tas, kas atrodas mapē Ienākošās, vēl prasa no Jums kādu darbību. Tas, kas ir pabeigts, no turienes tiek izņemts. Tā viens skatiens uz mapi Ienākošās uzreiz parāda, cik daudz darba Jūs gaida.

Tāpēc par katru vēstuli Jūs pieņemat vienu no četriem lēmumiem:

1. Prom. Jums tā nav vajadzīga. Izdzēsiet to vai atzīmējiet kā surogātpastu, ja tas ir surogātpasts. Jaunumu vēstule, kuru Jūs nekad nelasāt: atrakstieties, tad tā vairs nepienāks.
2. Arhīvs. Lieta ir pabeigta, bet Jūs vēlaties to saglabāt. Viens klikšķis uz Arhīvs (nodarbība 5.1), un vēstule vairs nav redzama, taču to var atrast ar meklēšanu (nodarbība 5.3).
3. Darīt. Jāizdara kaut kas, kas aizņem vairāk nekā dažas minūtes. Atstājiet vēstuli un pievienojiet tai atzīmi (karodziņu Atzīmētās), lai tā izceltos. Ja tas aizņem mazāk nekā dažas minūtes, izdariet to uzreiz un pēc tam vēstuli arhivējiet.
4. Gaidīt. Jūs gaidāt atbildi vai maksājumu. Vēstuli varat atzīmēt vai ievietot atsevišķā mapē Gaida, kuru pārskatāt reizi nedēļā.

Vissvarīgākais ir neklikšķināt tālāk, nepieņemot lēmumu. Katra vēstule, kuru Jūs atverat un atstājat bez izvēles, vēlāk būs jāizlasa vēlreiz.

Maz mapju un meklēšana vai daudz mapju

Cik mapju Jums vajag? Par to ir divi viedokļi.

Daudz mapju: pa mapei katram klientam, projektam, piegādātājam. Priekšrocība: visu par vienu klientu Jūs redzat kopā. Trūkums: par katru vēstuli jāizlemj, kur tā jāliek, un e-pasts, kas attiecas uz diviem klientiem, neiederas nevienā no mapēm. Pēc gada bieži ir četrdesmit mapes, no kurām izmantojat piecas.

Maz mapju un meklēšana: viens arhīvs, ja vēlaties, sadalīts pa gadiem, un pārējais ar meklēšanu. Priekšrocība: arhivēšana ir viens klikšķis bez domāšanas. Trūkums: Jums jāprot labi meklēt. Nodarbība 5.3 parāda, ka tīmekļa pastā tas izdodas ļoti labi: pēc sūtītāja, saņēmēja, satura, visās mapēs vienlaikus.

Daudziem vislabāk der vidusceļš: dažas mapes lietām, kurām tiešām jābūt atsevišķi (piemēram, Facturen (rēķini) grāmatvedībai), un pārējam viens arhīvs. Mapes, kuras automātiski piepilda filtrs (modulis 6), Jums neprasa darbu. Tādu drīkst būt nedaudz vairāk.

Atzīmēšana, nelasītās un saraksta filtrēšana

Daži tīmekļa pasta rīki atvieglo sistēmas izmantošanu:

• Atzīmētās. Ar Atzīmēt > kā atzīmētas vēstule saņem karodziņu un sarakstā kļūst sarkana. Karodziņš tiek glabāts serverī, tāpēc to redz arī Jūsu e-pasta programma un tālrunis (tur to bieži sauc par zvaigznīti vai karodziņu).
• Nelasītās. Ar Atzīmēt > kā nelasītas Jūs atgriežat vēstulei statusu "nelasīta". Tas noder kā atgādinājums, bet kā sistēma nav uzticams: tālrunis, kas uz brīdi atver vēstuli, to atkal padara par izlasītu.
• Tips meklēšanas opcijās. Laukā Tips izvēlieties, piemēram, Atzīmētās vai Neatbildētās. Tad sarakstā redzamas tikai šīs vēstules. Neatbildētās noder mapē Ienākošās: tās ir vēstules, uz kurām Jūs vēl neesat atbildējuši. Ņemiet vērā: tīmekļa pasts zina tikai to, vai Jūs pats noklikšķinājāt uz Atbildēt. Ja atbildējāt no tālruņa vai atzvanījāt, vēstule joprojām tiek uzskatīta par neatbildētu, ja vien Jūsu e-pasta lietotne to arī neatzīmē kā atbildētu.

Ir arī slazds: automātiska atzīmēšana kā izlasītai. Ja tīmekļa pasts ir iestatīts tā, ka vēstule kļūst izlasīta, tiklīdz tā parādās priekšskatījuma logā, statuss "nelasīta" zaudē nozīmi. Sadaļā Iestatījumi > Iestatījumi > Pastkastes skats Jūs izvēlaties, pēc cik sekundēm vēstule tiek uzskatīta par izlasītu (nodarbība 2.1).

Noteikti laiki

Kas visu dienu reaģē uz katru jaunu e-pastu, tas maz pievēršas citam darbam. Sistēma darbojas labāk ar noteiktiem laikiem: piemēram, no rīta, pēc pusdienām un dienas beigās. Katrā no tiem Jūs apstrādājat mapi Ienākošās ar četrām izvēlēm. Reizi nedēļā Jūs pārskatāt atzīmētās vēstules un mapi Gaida. Cik bieži skatīties, atkarīgs no Jūsu darba. Interneta veikals ar klientu jautājumiem skatās biežāk nekā biedrība. Būtiski ir tas, ka izvēlaties Jūs, nevis katrs paziņojums izvēlas Jūsu vietā.

Koplietota pastkaste

Ja vienā pastkastē, piemēram, info@, strādā vairāki cilvēki, vajadzīgas vienošanās, citādi atbild divi cilvēki vai neviens. Piemēram:

• Kas uzņemas vēstuli, to uzreiz atzīmē (karodziņu redz visi, jo tas tiek glabāts serverī).
• Pēc atbildes vēstule tiek pārvietota uz arhīvu, lai mapē Ienākošās būtu redzams tas, kas vēl nav izdarīts.
• Atbildes tiek sūtītas no tās pašas adreses un ar to pašu parakstu (modulis 4).
• Katru dienu viena persona atbild par to, lai mape Ienākošās tiktu iztukšota.

Vienojieties arī par to, ko nedarāt: neviens nepievieno šai pastkastei e-pasta programmu ar POP, jo tad e-pasts pārējiem pazūd (nodarbība 1.2).

Praksē: tā tas darbojas tīmekļa pastā

Atzīmēt atrodams rīkjoslā virs vēstules; Arhīvs parādās kā poga, tiklīdz esat izvēlējušies arhīva mapi sadaļā Iestatījumi > Iestatījumi > Īpašās mapes. Tips un pārējie filtri atrodas meklēšanas opcijās (bultiņa meklēšanas laukā). Darbības ir aprakstītas Roundcube rokasgrāmatā sadaļās "Atzīmēšana, pārvietošana un dzēšana" un "Vēstuļu arhivēšana". Citā tīmekļa pastā tas darbojas līdzīgi: Gmail ir poga Arhivēt un zvaigznītes, Outlook.com poga Arhivēt un karodziņi.

Kopsavilkums

• Ienākošās ir darba kaste: tas, kas tur atrodas, vēl prasa no Jums kādu darbību.
• Par katru vēstuli pieņemiet vienu lēmumu: prom, arhīvs, darīt (atzīmēt) vai gaidīt.
• Maz mapju un laba meklēšana prasa mazāk darba nekā daudz mapju; mapes, kuras piepilda filtrs, neprasa neko.
• Atzīmes un statuss "atbildēta" tiek glabāti serverī, tāpēc tie ir redzami arī kolēģiem koplietotā pastkastē.
• Apstrādājiet mapi Ienākošās noteiktos laikos un vienojieties par noteikumiem, ja pastkaste ir koplietota.

Tests (quiz)

Uzdevums

Uzdevums D5.2: Jūsu kārtošanas plāns. Atveriet savu pastkasti tīmekļa pastā. Saskaitiet, cik mapju Jums ir (Iestatījumi > Mapes) un cik nelasītu vēstuļu ir mapē Ienākošās. Pēc tam izvēlieties sistēmu: maz mapju un arhīvs, daudz mapju vai vidusceļš. Iestatiet to: izvēlieties arhīva mapi sadaļā Īpašās mapes, ja Jums tās vēl nav, sakārtojiet mapes, kuras neesat izmantojuši gadu (vispirms pārvietojiet e-pastu uz arhīvu), un vienreiz apstrādājiet mapi Ienākošās ar četrām izvēlēm. Pēc tam atbildiet sev: cik mapju Jums bija un cik ir tagad? Cik vēstuļu vēl ir mapē Ienākošās, un vai tās visas tiešām vēl prasa no Jums kādu darbību? Kādos noteiktos laikos turpmāk skatīsieties e-pastu? Un ja pastkaste ir koplietota: par kādiem diviem noteikumiem vienosieties ar kolēģiem?

Papildu lasāmviela

Ja ir aprakstītas darbības tīmekļa pastā, tās attiecas uz WebOké tīmekļa pastu; citā tīmekļa pastā tas darbojas līdzīgi.

• Roundcube Webmail 3.3: Vēstuļu atzīmēšana, pārvietošana un dzēšana
• Roundcube Webmail 6.2: Vēstuļu arhivēšana
• Roundcube Webmail 2.2: Vēstuļu saraksts: kārtošana un vijumi
• Mapes Jūsu pastkastē: Iesūtne, Nosūtītās, Melnraksti, Atkritne, Mēstules un Arhīvs