Kontakti un grupas

7. modulis: Jūsu adrešu grāmata · Lasīšanas laiks: 9 minūtes

Mērķis: Pēc šīs nodarbības Jūs varēsiet izskaidrot, kādas adrešu grāmatas glabā tīmekļa pasts, kā darbojas automātiskā aizpildīšana, un izmantot grupu tā, lai neviena adrese nenoplūstu.

Pamatjēdzieni: kontakts, personīgā adrešu grāmata, Uzkrātie saņēmēji, Uzticamie sūtītāji, automātiskā aizpildīšana, grupa, Bcc, datu minimizēšana

Kāpēc adrešu grāmata, ja tīmekļa pasts tāpat visu atceras?

Daudzi cilvēki savu adrešu grāmatu gandrīz neizmanto. Laukā Saņēmējs viņi ieraksta dažus burtus, tīmekļa pasts papildina adresi, un viss. Tas darbojas, taču adrese, ko piedāvā tīmekļa pasts, ne vienmēr nāk no saraksta, ko esat uzturējuši paši. Tieši šeit rodas kļūdas: klienta vecā adrese, reiz pieļauta drukas kļūda vai divi cilvēki ar vienādu vārdu.

Kontakts ir kartīte ar informāciju par vienu personu vai organizāciju: vārds, viena vai vairākas e-pasta adreses un, ja vēlaties, arī tālrunis, adrese, organizācija vai piezīme. Adrešu grāmata ir šo kartīšu kopums. Tīmekļa pastā adrešu grāmata atrodas serverī, tāpat kā Jūsu e-pasts. Tā ir saistīta ar Jūsu pastkasti un ar veidu, kā Jūs piesakāties (nodarbība 1.3): ja pēkšņi piesakāties citādi, piemēram, ar aizpildītu lauku Serveris, Jūsu adrešu grāmata var izskatīties tukša.

Trīs adrešu grāmatas, trīs mērķi

Noklikšķinot uz Kontakti, kreisajā pusē redzēsiet nevis vienu, bet trīs adrešu grāmatas. Katrai no tām ir savs uzdevums.

Atšķirība starp pirmajām divām ir svarīga. Uzkrātie saņēmēji ir automātiska atmiņa. Tā atceras visu, arī to vienu adresi ar drukas kļūdu, no kuras e-pasts atgriezās, un arī tāda kolēģa veco adresi, kas sen vairs nestrādā. Jūsu personīgā adrešu grāmata ir saraksts, ko Jūs paši uzturat kārtībā.

Uzticamie sūtītāji ir citāda funkcija. Tā nav saistīta ar aizpildīšanu, bet ar ārējiem attēliem. Pēc noklusējuma tīmekļa pasts neielādē attēlus no interneta, jo ar tiem sūtītāji var redzēt, kad atverat viņu vēstuli (nodarbība 2.2). Ja kādam sūtītājam izvēlaties vienmēr uzticēties, viņš nonāk šajā sarakstā. Sadaļā Iestatījumi > Iestatījumi > Vēstuļu attēlošana Jūs pēc tam varat izvēlēties, ka ārējie resursi no uzticamajiem sūtītājiem tiek parādīti uzreiz.

Automātiskā aizpildīšana: ērti, bet skatieties, ko izvēlaties

Ja laukā Saņēmējs ierakstāt dažus burtus, tīmekļa pasts meklē Jūsu adrešu grāmatās vārdus un adreses, kas ar tiem sākas vai tos satur. Jūs saņemat sarakstu un izvēlaties. To sauc par automātisko aizpildīšanu.

Piemērs. Sanne de Vries (sanne@example.com) ir klients Ahmed (ahmed@example.net). Pirms gada viņa kļūdas pēc reiz nosūtīja viņam e-pastu uz ahmed@example.org, adresi, kas nepieder viņam. Šis e-pasts neatgriezās, jo šī adrese nejauši pastāvēja. Kopš tā laika sarakstā Uzkrātie saņēmēji ir divi Ahmed. Ja Sanne ieraksta "ahm", viņa redz abus. Ja viņa izvēlas nepareizo, piedāvājums nonāk pie sveša cilvēka.

Tāpēc divi ieradumi:

• Cilvēkus, kuriem bieži rakstāt, ievietojiet sadaļā Personīgās adreses ar pilnu vārdu. Tad aizpildot redzēsiet atpazīstamu vārdu, nevis tikai adresi.
• Ja sarakstā redzat kļūdainu vai novecojušu adresi, izdzēsiet to no Uzkrātie saņēmēji. Citādi tīmekļa pasts to turpinās piedāvāt.

Ātrs veids, kā kādu pievienot: atveriet šīs personas vēstuli, noklikšķiniet uz vārda virs vēstules un izvēlieties Pievienot adrešu grāmatai.

Grupas: viens nosaukums daudzām adresēm

Grupa ir birka, ko piestiprināt kontaktiem, piemēram, "Valde", "Piegādātāji" vai "Komanda". Kontakts var būt vairākās grupās, un, dzēšot grupu, paši kontakti netiek dzēsti. Attēlā redzama grupa zem personīgās adrešu grāmatas ar trim punktiem grupas darbībām.

Ja sūtāt e-pastu grupai, tīmekļa pasts ievieto visas grupas adreses laukā, kurā izvēlaties grupu. Par to ir vērts labi padomāt. Ja grupu izvēlaties laukā Saņēmējs (Kam), ikviens grupā redz visu pārējo adreses. Piecu cilvēku valdei, kuras locekļi cits citu pazīst, tas ir pilnīgi normāli. Klientu grupai, kuras dalībnieki cits citu nepazīst, tā ir problēma.

Personu e-pasta adreses ir personas dati VDAR izpratnē. Ja sūtāt e-pastu četrdesmit klientiem ar redzamām visām adresēm, Jūs šīs adreses esat nodevuši visiem pārējiem. Tā var būt datu noplūde (nodarbība 3.1). Risinājums ir vienkāršs: izvēlieties grupu laukā Bcc. Tad e-pastu saņem visi, bet neviens neredz citus saņēmējus. Laukā Kam ierakstiet savu adresi, tad e-pastam ir kārtīgs saņēmējs un Jūs paši saņemat kopiju.

Daan, Sannes kolēģis, katru mēnesi raksta darbnīcas piegādātājiem. Viņam ir grupa "Piegādātāji" ar divpadsmit adresēm. Viņš izvēlas grupu laukā Bcc un laukā Kam ieraksta daan@example.com. Ja piegādātājs atbild ar Atbildēt visiem, šī atbilde nonāk tikai pie Daan, jo citu adrešu e-pastā nebija.

Slazdi, izmantojot grupas

• Dienas limits. Katrs saņēmējs tiek ieskaitīts e-pastu skaitā, ko Jūsu pakete drīkst nosūtīt dienā, arī Bcc laukā. Grupa ar dažiem simtiem adrešu var sasniegt Jūsu limitu (nodarbība 8.4). Jaunumu vēstulei lielam sarakstam izmantojiet jaunumu vēstuļu pakalpojumu: tas nodrošina arī atrakstīšanos un uzskaita, kam Jūs patiešām drīkstat rakstīt.
• Saņēmēji, kuri to nevēlas. Grupa nav adresātu saraksts. Tajā nav atrakstīšanās pogas. Ja kāds lūdz viņam vairs nerakstīt, patiešām izņemiet šo personu no grupas.
• Novecojusi grupa. Grupa paliek tāda, kādu to izveidojāt. Tas, kurš aiziet, paliek tajā, līdz Jūs viņu izņemat. Laiku pa laikam pārskatiet savas grupas.
• Surogātpasta reputācija. Daudz e-pastu vienlaikus uz adresēm, kuras vairs nepastāv, atgriež daudz kļūdas paziņojumu. Saņēmēju serveriem tas izskatās kā pavirša vai nevēlama e-pasta sūtīšana.

Glabājiet to, kas nepieciešams, un ne vairāk

VDAR paredz datu minimizēšanas principu: Jūs neapstrādājat vairāk personas datu, nekā nepieciešams Jūsu mērķim, un neglabājat tos ilgāk, nekā nepieciešams (VDAR 5. pants). Adrešu grāmatai praksē tas nozīmē:

• Ievietojiet tajā to, kas nepieciešams, lai sazinātos ar personu: vārdu, adresi, varbūt tālruņa numuru. Klienta dzimšanas datums vai privātā adrese tur parasti nav vajadzīga.
• Sakārtojiet. Klientam pirms pieciem gadiem, kuram vairs nerakstāt, tur vairs nav jābūt.
• Atcerieties, ka arī Uzkrātie saņēmēji satur personas datus un ka šis saraksts aug pats no sevis.

Tas nav juridisks padoms. Kas ir nepieciešams Jūsu situācijā, ir atkarīgs no Jūsu organizācijas un mērķa.

Praksē: tā tas darbojas tīmekļa pastā

Visu atradīsiet galvenās izvēlnes sadaļā Kontakti. Grupu izveidojat ar trim punktiem blakus grupām un tad Pievienot grupu; kontaktus tajā ievietojat, ievelkot tos grupā. Rakstot e-pastu, grupu izvēlaties, ierakstot tās nosaukumu laukā Kam, Cc vai Bcc, vai ar pogu ar cilvēku ikonām blakus laukam. Soļi ir aprakstīti Roundcube rokasgrāmatā (8.1 un 8.2). Kuras adreses tīmekļa pasts atceras, iestatāt sadaļā Iestatījumi > Iestatījumi > Kontakti. Citos tīmekļa pastos, piemēram, Gmail vai Outlook.com, tas darbojas līdzīgi: tur grupas bieži sauc par etiķetēm vai kontaktu sarakstiem.

Kopsavilkums

• Tīmekļa pastā ir trīs adrešu grāmatas: Personīgās adreses (Jūsu saraksts), Uzkrātie saņēmēji (automātiski, visas adreses, uz kurām rakstījāt) un Uzticamie sūtītāji (ārējam saturam).
• Automātiskā aizpildīšana piedāvā arī vecas un kļūdainas adreses; pastāvīgos kontaktus ar pilnu vārdu ievietojiet savā adrešu grāmatā un dzēsiet kļūdainās adreses.
• Grupa ievieto visas adreses laukā, kurā to izvēlaties. Cilvēkus, kuri cits citu nepazīst, ievietojiet laukā Bcc.
• Lielas grupas tiek ieskaitītas dienas limitā; jaunumu vēstuli sūtiet ar jaunumu vēstuļu pakalpojumu.
• Adrešu grāmatā glabājiet tikai nepieciešamo un regulāri sakārtojiet to.

Tests

Uzdevums

Uzdevums D7.1: Izveidot un izmantot grupu. Savā personīgajā adrešu grāmatā izveidojiet trīs kontaktus (piemēram, sevi, kolēģi un draugu vai trīs izdomātas personas ar adresēm domēnā example.com) un grupu ar nosaukumu pēc Jūsu izvēles. Ievietojiet trīs kontaktus grupā. Sāciet jaunu e-pastu, laukā Kam ierakstiet savu adresi un laukā Bcc izvēlieties grupu. Paskatieties, kas parādās laukā Bcc. Nenosūtiet e-pastu, bet saglabājiet to kā melnrakstu vai izdzēsiet. Pēc tam atbildiet: (1) Ko redzējāt laukā Bcc pēc grupas izvēles: grupas nosaukumu vai atsevišķas adreses? (2) Pieņemsim, ka viens saņēmējs izvēlas Atbildēt visiem: kurš saņem šo atbildi? (3) Apskatiet Uzkrātie saņēmēji: vai tur ir kļūdaina vai novecojusi adrese? Ko Jūs ar to darāt?

Papildu lasāmviela

Ja ir aprakstīti soļi tīmekļa pastā, tie attiecas uz WebOké tīmekļa pastu; citos tīmekļa pastos tas darbojas līdzīgi.

• Roundcube Webmail 8.1: Kontaktu pievienošana un atrašana
• Roundcube Webmail 8.2: Grupu izveide
• Roundcube Webmail 10.1: Svarīgākie iestatījumi
• Limits e-pasta sūtīšanai
• Bezmaksas kurss Droši tiešsaistē uzņēmējiem 8.2: Datu aizsardzības pārkāpumi un ziņošanas pienākums
• Vispārīgā datu aizsardzības regula (VDAR): https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj