Rēķini un grāmatvedība

5. modulis: Pienākumi un noteikumi · Lasīšanas laiks: 10 min.

Mērķis: Pēc šīs nodarbības Jūs varēsiet izskaidrot, kad interneta veikalam jāizraksta rēķins, kas tajā jānorāda katrā valstī, kā grāmatvedībā apstrādāt atmaksas un cik ilgi viss jāglabā, kā arī izvēlēties, kā iegūt rēķinus no WooCommerce.

Pamatjēdzieni: rēķins, kases čeks, rēķina prasības, secīgs rēķina numurs, vienkāršots rēķins, kredītrēķins, OSS un rēķini, Kopienas iekšējā piegāde, e-rēķins (B2B), Peppol, glabāšanas pienākums, savienojums ar grāmatvedības programmu

Šī nodarbība izskaidro noteikumus, kas ir spēkā 2026. gada 9. novembrī. Tā nav juridiska vai nodokļu konsultācija. Ja šaubāties par savu situāciju, jautājiet juristam, savai nozares organizācijai vai savam grāmatvedim.

Vai veikalam vispār jāizraksta rēķini?

Tas ir atkarīgs no tā, kas pērk un kur.

• Uzņēmumiem (B2B) ES Jums jāizsniedz rēķins. Bez rēķina Jūsu klients uzņēmums nevar atskaitīt PVN.
• Patērētājiem (B2C) Jūsu pašu valstī rēķins PVN vajadzībām parasti nav obligāts; bieži pietiek ar pasūtījuma apstiprinājumu vai kases čeku. Tomēr daudzi klienti to sagaida, un Jūsu pašu grāmatvedībai ir ērti, ja dokumentiem ir secīga numerācija.
• Distances pārdošana patērētājiem citās ES valstīs (4.2. nodarbība): ja Nīderlandē piedalāties Savienības režīmā (vienas pieturas aģentūra, OSS), tad piemēro Nīderlandes rēķinu noteikumus un PVN vajadzībām rēķins nav jāizsniedz, norāda Nīderlandes nodokļu administrācija (Belastingdienst). Ja deklarāciju otrā valstī iesniedzat paši, piemēro tās valsts rēķinu noteikumus. Latvijā OSS režīmu administrē Valsts ieņēmumu dienests (VID) Elektroniskās deklarēšanas sistēmā (EDS).

Vienkāršotu rēķinu (ar mazāk datiem) Nīderlandē drīkst izsniegt līdz € 100 ieskaitot PVN, bet ne Kopienas iekšējās piegādēs, distances pārdošanā un dažos citos pārrobežu gadījumos.

Kas jānorāda rēķinā

Prasības izriet no Eiropas PVN direktīvas un katrā valstī ir gandrīz vienādas. Pārskats:

Beļģijā piemēro tos pašus Eiropas pamatprincipus; lūdziet grāmatvedim apstiprināt, kas Jūsu gadījumā jānorāda, īpaši attiecībā uz uzņēmuma numuru un apgriezto maksāšanu. Latvijā prasības precizējiet Valsts ieņēmumu dienestā (VID) vai pie grāmatveža; PVN maksātāja numurs tur ir LV + 11 cipari, un uzņēmumu identificē ar Uzņēmumu reģistra reģistrācijas numuru.

Kopienas iekšējās piegādes gadījumā uzņēmumam (4.1. nodarbība) rēķinā norāda arī klienta PVN maksātāja numuru un atzīmi, ka PVN tiek piemērota apgrieztā maksāšana.

Atmaksas un kredītrēķini

Ja esat izrakstījis rēķinu un klients atkāpjas no līguma (5.2. nodarbība) vai Jūs atmaksājat daļu summas, veco rēķinu nelabojiet. Izrakstiet kredītrēķinu (kredītnotu): jaunu dokumentu ar savu numuru, atsauci uz sākotnējo rēķinu un negatīvām summām. Tā numerācijā nerodas robi un Jūsu PVN deklarācija ir pareiza: kredītrēķina PVN tiek atskaitīts tajā periodā, kurā notika atmaksa.

Biežākās kļūdas:

• Rēķina dzēšana vai pārnumurēšana. Tad sērijā rodas robs, un pārbaudē tas ir pamanāms.
• Atmaksa WooCommerce bez kredītrēķina izrakstīšanas. WooCommerce reģistrē atmaksu pie pasūtījuma, bet Jūsu grāmatvedība par to neko nezina, ja nav savienojuma.
• Testa pasūtījums ar īstu rēķina numuru, kas netiek dzēsts. Testa veikalā izmantojiet citu numuru sēriju vai tur izslēdziet rēķinu veidošanu.

Kā iegūt rēķinus no WooCommerce

WooCommerce pēc noklusējuma neveido rēķinu PDF un secīgus rēķinu numurus: pasūtījuma numurs ir iekšējs numurs, kas ne vienmēr ir secīgs (numuru saņem arī atceltie un neizdevušies pasūtījumi). Jums ir trīs iespējas:

1. Rēķinu spraudnis, kas pie noteikta statusa (parasti "Progresā" vai "Pabeigts") izveido PDF ar savu secīgu numuru un pievieno to e-pastam. Izvēlieties tādu, kas prot veidot kredītrēķinus un ļauj pašiem noteikt numerāciju.
2. Savienojums ar grāmatvedības programmu: pasūtījums nonāk grāmatvedības programmā, kas izveido un nosūta rēķinu. Tad viss ir vienuviet, ieskaitot OSS pārskatus pa valstīm un PVN likmēm. Daudzām grāmatvedības programmām ir WooCommerce savienojums.
3. Maksājumu pakalpojumu sniedzējs vai ārējs pakalpojums, kas veido rēķinus. Pārbaudiet, vai numerācija un dati atbilst prasībām.

Novērtējiet katru spraudni vai savienojumu tāpat kā WordPress kursa 5.3. nodarbībā un jautājiet grāmatvedim, kura iespēja der Jūsu grāmatvedībai. Theehuis Example rēķinus veido grāmatvedības programma; veikals tikai nosūta pasūtījuma datus. Tā Theehuis ir viena numuru sērija un pārskats par pārdošanu katrā ES valstī OSS deklarācijai.

E-rēķini starp uzņēmumiem

Ja pārdodat arī uzņēmumiem, pievērsiet uzmanību e-rēķiniem: tas ir rēķins strukturētā formātā, ko var nolasīt dators (nevis PDF).

• Beļģija: kopš 2026. gada 1. janvāra e-rēķini starp Beļģijas PVN maksātājiem uzņēmumiem ir obligāti, praksē caur Peppol tīklu (FOD Financiën, efactuur.belgium.be).
• Vācija: starp Vācijā reģistrētiem uzņēmumiem e-rēķins ir norma (§ 14 UStG); uzņēmumiem tie jāspēj saņemt, bet nosūtīšana kļūst obligāta pakāpeniski.
• Nīderlande: (stāvoklis 2026. gada novembrī) vispārēja pienākuma starp uzņēmumiem vēl nav.

Patērētājiem nekas nemainās: viņi joprojām saņem PDF vai apstiprinājumu. Ja pārdodat Beļģijas vai Vācijas uzņēmumiem, jautājiet savas grāmatvedības programmas piegādātājam, vai tā var nosūtīt e-rēķinus. Par e-rēķinu prasībām Latvijā jautājiet Valsts ieņēmumu dienestam (VID).

Cik ilgi jāglabā

Glabāt nozīmē arī saglabāt dokumentus salasāmus un atrodamus, arī tad, ja maināt veikala programmatūru vai dzēšat spraudni. Regulāri eksportējiet rēķinus uz grāmatvedību vai arhīvu. Un saskaņojiet to ar glabāšanas termiņiem WooCommerce (2.3. un 5.5. nodarbība): ja pēc dažiem gadiem anonimizējat pabeigtos pasūtījumus, parūpējieties, lai rēķinu dati tiktu glabāti citur. Glabāšanas termiņu Latvijā precizējiet Valsts ieņēmumu dienestā (VID) vai pie grāmatveža.

Kopsavilkums

• Uzņēmumiem rēķins vienmēr; patērētājiem Jūsu pašu valstī parasti nav obligāts; OSS ietvaros piemēro Nīderlandes noteikumus un PVN vajadzībām rēķins nav nepieciešams. Latvijā OSS režīmu administrē VID (EDS).
• Rēķinā: datums, secīgs numurs, abu pušu dati, PVN maksātāja numurs, kas un kad piegādāts, summas katrai likmei un PVN; Vācijā saskaņā ar § 14 Abs. 4 UStG.
• Atmaksa nozīmē kredītrēķinu ar atsauci, nekad rēķina dzēšanu.
• WooCommerce pats rēķinus neveido: izvēlieties spraudni, savienojumu ar grāmatvedības programmu vai pakalpojumu.
• Glabāšana: Nīderlande 7 gadi, Beļģija 10 gadi PVN vajadzībām, Vācija 8 gadi rēķiniem; Latvijā termiņu precizējiet VID.

Tests (quiz)

Uzdevums

Uzdevums D5.6: Jūsu rēķina pārbaude. Izveidojiet testa veikalā testa pasūtījumu un rēķinu (vai, ja patērētājiem rēķinus neizrakstāt, apstiprinājumu, ko saņem klients). Salīdziniet to ar savas valsts rēķinu prasībām no šīs nodarbības. Atzīmējiet: visi obligātie dati pārbaudīti; secīgā numerācija pārbaudīta (arī pēc atcelta pasūtījuma); kredītrēķins atmaksas gadījumā nodrošināts; glabāšanas termiņš un vieta noteikti; Jūsu OSS situācija ņemta vērā.

Atbildiet: kuri dati trūka un kā Jūs to atrisināsiet? Kā Jūs veidojat rēķinus: ar spraudni, grāmatvedības programmu vai maksājumu pakalpojumu sniedzēju, un kāpēc? Kas notiek atmaksas gadījumā, no WooCommerce līdz Jūsu grāmatvedībai? Cik ilgi un kur Jūs glabājat rēķinus, arī ja kādreiz mainīsiet veikala programmatūru?

Papildu lasāmviela

• Kādām prasībām jāatbilst rēķiniem? (Belastingdienst, nīderlandiešu valodā): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/factuureisen/factuureisen
• Vienkāršots rēķins (Belastingdienst, nīderlandiešu valodā): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/factuureisen/aangepaste_regels_facturen/vereenvoudigde_factuur
• Rēķinu glabāšana (Belastingdienst, nīderlandiešu valodā): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/uw_facturen_bewaren
• Distances pārdošana ES un Savienības režīms (Belastingdienst, nīderlandiešu valodā): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/zakendoen_met_het_buitenland/afstandsverkopen-zoals-e-commerce-en-diensten-voor-particulieren-in-andere-eu-landen/afstandsverkopen-zoals-e-commerce-binnen-de-eu/
• E-rēķini Beļģijā (FOD Financiën, nīderlandiešu valodā): https://efactuur.belgium.be/nl
• § 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen (vācu valodā): https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
• § 14b UStG, Aufbewahrung von Rechnungen (vācu valodā): https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html
• Bezmaksas WordPress kurss 5.3: Spraudņu izvēle un novērtēšana