Datu, lietotāju un īpašumtiesību uzskaite

3. modulis: Inventarizācija un plānošana · Lasīšanas laiks: 10 minūtes

Mācību mērķis: Pēc šīs nodarbības Jūs varēsiet noteikt datu apjomu pa pakalpojumiem un lietotājiem, noskaidrot, kurš ir kuru datu īpašnieks, un iepriekš sakārtot datus, lai pāreja noritētu ātrāk un drošāk.

Pamatjēdzieni: krātuves izmantojums, pastkastes lielums, personīgā krātuve, koplietota diska vai komandas vietne, ārēja koplietošana, licence, aktīvs lietotājs, datu īpašnieks, administrators, sakārtošana, glabāšanas pienākums

Kāpēc skaitīt?

Ar 3.1. nodarbībā izveidoto inventarizāciju Jūs zināt, kas Jums ir. Tagad Jūs vēlaties zināt, cik daudz un no kā. Tam ir trīs iemesli:

1. Vai tas der? Jaunajai pakotnei jābūt pietiekami lielai, arī turpmāko gadu izaugsmei.
2. Cik ilgi tas aizņems? Pasta un failu kopēšana notiek ar noteiktu ātrumu. Desmitu gigabaitu kopēšana var aizņemt stundas vai pat dienas, un pastkaste ar simt tūkstošiem ziņojumu prasīs vairāk laika nekā tāda, kurā ir desmit lieli pielikumi.
3. Kurš lemj? Par katru mapi un katru pastkasti kādam jāpasaka: šo paturam, šo varam izmest.

Krātuve pa pakalpojumiem un lietotājiem

Lielie mākoņpakalpojumi pārvaldības portālā parāda, cik krātuves tiek izmantots, parasti sadalot pa pastu, failiem un fotogrāfijām, un pa lietotājiem. Google Workspace un Microsoft 365 to atradīsiet pārvaldības vidē pie pārskatiem vai krātuves izmantojuma apskata; precīzie izvēlnes nosaukumi regulāri mainās, tāpēc Jūsu pakalpojuma palīdzības sadaļā meklējiet "storage usage" vai "krātuves izmantojums".

Pierakstiet par katru lietotāju:

Pievērsiet uzmanību arī pēdējai pieteikšanās reizei. Konti, kas jau mēnešiem nav lietoti, bieži pieder cilvēkiem, kuri ir aizgājuši. Tādus Jūs nepārceļat kā parastus kontus, bet gan arhivējat to datus vai nododat tos kolēģim.

Jums nav pārvaldības portāla, piemēram, tāpēc, ka ikvienam ir atsevišķa bezmaksas pastkaste? Tad katrs skatās pats: pasta vai krātuves iestatījumos redzams, cik vietas tiek izmantots.

Koplietota krātuve pieder organizācijai

Lielākajā daļā pakalpojumu ir atšķirība starp:

• personīgo krātuvi: viena cilvēka failus, pat ja viņš tos koplieto ar citiem. Google tas saucas "Mans disks" (My Drive), Microsoft, OneDrive.
• koplietotu krātuvi, kas pieder komandai vai organizācijai: Google tas ir koplietots disks (shared drive), Microsoft, komandas vietne (team site) SharePoint vidē vai faili Teams kanālā.

Šī atšķirība ir svarīga. Fails kolēģa personīgajā krātuvē pazūd, kad viņa konts tiek slēgts, pat ja to izmantoja visa komanda. Fails koplietotā krātuvē paliek. Pārejot uz jauno pakalpojumu, Jūs vēlaties, lai kopīgie faili jaunajā pakalpojumā arī nonāktu koplietotā krātuvē: Nextcloud, piemēram, komandas mapē (6.2. nodarbība).

Tāpēc par katru svarīgu mapi noskaidrojiet, kur tā pašlaik atrodas. Bieži izrādās, ka mape "Klienti" patiesībā atrodas maiznīcas īpašnieka personīgajā diskā un ir koplietota ar visiem. Tādā gadījumā šis cilvēks ir īpašnieks, un viņam pašam tā jāeksportē, vai arī administratoram vispirms jānodod īpašumtiesības.

Ārējā koplietošana

Ārēja koplietošana ir fails vai mape, ko Jūs koplietojat ar kādu ārpus Jūsu organizācijas, vai publiska saite. Pārejot uz jaunu pakalpojumu, tās gandrīz nekad netiek pārnestas: saite darbojas tikai vecajā pakalpojumā. Tāpēc pierakstiet:

• kuras mapes ir koplietotas ar klientiem, piegādātājiem vai grāmatvedi;
• kādas publiskas saites pastāv un vai tās vēl ir nepieciešamas;
• kas ir koplietots ar Jums: citu personu mapes, kuras Jūs redzat savā diskā, neatrodas Jūsu krātuvē un tāpēc netiek pārnestas.

Pēdējais punkts daudziem ir pārsteigums. "Koplietots ar mani" nav Jūsu pašu kopija. Ja vēlaties kaut ko paturēt, izveidojiet savu kopiju vai lūdziet to īpašniekam.

Sakārtošana pirms pārejas

Migrācijas rīki pārnes visu, ko Jūs tiem iedodat. To, ko nevēlaties saglabāt, labāk izmetiet jau iepriekš. Iepriekšēja sakārtošana:

• paātrina kopēšanu;
• atvieglo pēcpārbaudi (mazāk, kas jāskaita);
• samazina risku: dati, kuru Jums nav, arī nevar noplūst.

Tomēr neizmetiet neko, kas Jums jāglabā. Nīderlandē nodokļu administrācijai kopumā piemēro septiņu gadu glabāšanas pienākumu grāmatvedības dokumentācijai (Vispārējā likuma par valsts nodokļiem 52. panta 4. daļa), bet dažiem datiem, piemēram, par nekustamo īpašumu, desmit gadus. Personāla un medicīniskajiem datiem ir citi termiņi. Ņemiet vērā, ka Latvijā var būt noteikti citi glabāšanas termiņi. Ja šaubāties, jautājiet savam grāmatvedim vai juristam. To, kas Jums jāglabā, bet ko nelietojat ikdienā, varat arī arhivēt: uzglabāt atsevišķi, piemēram, arhīva mapē ar ierobežotu piekļuvi.

Un pretēji: personas datus, kas Jums vairs nav vajadzīgi, saskaņā ar VDAR nevajadzētu turpināt glabāt (glabāšanas ierobežojuma princips, 5. panta 1. punkta e) apakšpunkts). Pāreja ir labs brīdis, lai to sakārtotu.

Cik ilgi aizņem kopēšana?

Aptuvena aplēse palīdz plānošanā (3.3. nodarbība). Ātrums ir atkarīgs no vecā pakalpojuma (kas bieži ierobežo pieprasījumu skaitu minūtē), jaunā pakalpojuma un failu skaita. Plānojot, rēķinieties ar rezervi:

• daudz mazu failu vai ziņojumu kopējas lēnāk nekā maz lielu;
• pirmā lielas pastkastes kopija var aizņemt nakti vai ilgāk; otrā kārta (tikai jaunie ziņojumi) norit ātri;
• veiciet izmēģinājumu ar vienu pastkasti un vienu mapi, un aprēķiniet pārējo, pamatojoties uz šo izmēģinājumu.

Licences un lietotāji

Saskaitiet arī licences: cik lietotāju, kāda veida (piemēram, ar vai bez biroja programmatūras pakotnes) un līdz kuram datumam tās derīgas. Jaunajā pakalpojumā par katru personu izvēlaties, kas viņam nepieciešams. Ne visiem ir vajadzīga tiešsaistes biroja programmatūras pakotne vai videozvanu rīks.

Nosakiet arī, kurš turpmāk būs administrators. Administrators izveido kontus un iestata tiesības. Tā ir cita loma nekā datu īpašnieks: kolēģis, kuram šī pastkaste pieder. Laba vadlīnija: vismaz divi administratori, un administratori neskatās citu datos, ja vien tā nav norunāts (7.3. nodarbība).

Praksē: kā tas izskatās pie pakalpojumu sniedzēja

WebOké Nextcloud krātuvi varat redzēt divās vietās: kreisajā apakšējā stūrī lietotnē Files, savai krātuvei, un kā administrators, Mans WebOké, visai pakotnei. Faili komandas mapē netiek pieskaitīti vienai personai, un faili, ko kāds koplieto ar Jums, tiek pieskaitīti īpašniekam. Lietotājus izveidojat sadaļā Gebruikersbeheer (Lietotāju pārvaldība); tur redzama arī pēdējā pieteikšanās. Citiem pakalpojumu sniedzējiem šie pārskati var atrasties citviet, taču princips ir tas pats.

Kopsavilkums

• Saskaitiet par katru pakalpojumu un katru lietotāju, cik daudz pasta un failu ir, un pārbaudiet pēdējo pieteikšanās reizi.
• Koplietota krātuve (koplietots disks, komandas vietne) pieder organizācijai; personīgā krātuve pazūd kopā ar kontu.
• Ārējā koplietošana un "koplietots ar mani" netiek pārnesti: tos pierakstiet.
• Sakārtojiet iepriekš, bet ievērojiet glabāšanas pienākumus; arhivējiet to, kas jāglabā.
• Pierakstiet licences, administratorus un datu īpašniekus; vismaz divi administratori.

Tests

Uzdevums

Uzdevums E3.2: Jūsu organizācijas skaitļi. Noskaidrojiet par katru lietotāju krātuvi pastam un failiem, pēdējo pieteikšanās reizi un to, vai konts tiks pārnests. Par trim svarīgākajām kopīgajām mapēm noskaidrojiet, vai tās atrodas personīgajā vai koplietotajā krātuvē, un kas ir īpašnieks. Pierakstiet ārējās koplietošanas, kas vēl ir nepieciešamas.

Papildu lasāmviela

Šajos rakstos aprakstītās darbības attiecas uz WebOké pakalpojumiem; citiem pakalpojumu sniedzējiem process ir līdzīgs.

• Nextcloud rokasgrāmata 6.4: Krātuves apjoma pārskatīšana: kas tiek un netiek ieskaitīts
• Nextcloud rokasgrāmata 14.2: Lietotāju izveide, rediģēšana, deaktivēšana un dzēšana
• Nextcloud rokasgrāmata 5.10: Nodot īpašumtiesības, ja kolēģis aiziet
• Nextcloud rokasgrāmata 14.7: Tiesības: kurš pārvalda ko Jūsu Nextcloud?
• VDAR, 5. panta 1. punkta e) apakšpunkts (glabāšanas ierobežojums); Nīderlandes Nodokļu administrācija, dokumentācijas glabāšanas pienākums: https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/ondernemen/administratie/hoelang-moet-u-gegevens-bewaren