Tiesību un koplietošanas iestatīšana no jauna

6. modulis: Faili un dokumenti · Lasīšanas laiks: 10 minūtes

Mācību mērķis: Pēc šīs nodarbības Jūs varēsiet izveidot jaunu koplietošanas struktūru ar tiesību matricu, komandu direktorijām un drošām publiskām saitēm, nevis vienkārši atveidot vecās koplietošanas vienu pret vienu.

Pamatjēdzieni: īpašnieks, koplietota direktorija, komandas direktorija (grupas direktorija), koplietošana ar lietotāju, grupu vai komandu, lasīšanas tiesības, labošanas tiesības, publiska saite, parole, derīguma termiņš, lejupielādes limits, koplietošana ar e-pastu, federatīvā koplietošana, failu pieprasījums, tiesību matrica, īpašumtiesību nodošana

Koplietošana netiek pārnesta

Gandrīz katrā pārejā tas ir lielākais pārsteigums: faili tiek pārnesti, bet koplietošana netiek. Ja Jūs Google vai Microsoft vidē koplietojāt direktoriju ar kolēģi, nosūtījāt publisku saiti klientam vai ļāvāt piegādātājam ieskatīties, tas jaunajā mākonī jādara no jauna. Migrācijas rīks nepazīst cilvēkus Jūsu jaunajā mākonī, un Google publiskajai saitei ir Google adrese, kas pēc līguma izbeigšanas vairs nedarbosies.

Tas šķiet kā papildu darbs, taču tā ir arī iespēja. Pēc gadiem ilgas koplietošanas vecā situācija bieži ir juceklis: direktorijas, kas koplietotas ar bijušajiem darbiniekiem, saites bez paroles, kas atvērtas jau trīs gadus, un neviens vairs nezina, kam kas atļauts. Bakkerij De Korrel gadījumā izrādījās, ka direktorija "Personāls", ar līgumiem un algu aprēķiniem, joprojām ir koplietota ar prakses studentu no pirms diviem gadiem. Pāreja ir īstais brīdis, lai to sakārtotu.

Kam pieder direktorija?

Katrā mākonī failam vai direktorijai ir kāds piederīgs: īpašnieks. Koplietošana nozīmē, ka īpašnieks dod citiem piekļuvi. Tam ir divas sekas:

1. Ja īpašnieks aiziet, direktorija ir apdraudēta. Ja viņa konts tiek dzēsts, pazūd arī viņa faili, pat ja ar tiem strādāja simts kolēģu. Tāpēc vispirms obligāti jānodod īpašumtiesības.
2. Uzglabāšanas vieta tiek skaitīta īpašniekam. Tas, ko kolēģi ievieto Jūsu koplietotajā direktorijā, tiek atskaitīts no Jūsu uzglabāšanas vietas.

Tāpēc visam, kas pieder organizācijai, nevis vienai personai, izmantojiet komandas direktoriju (citos pakalpojumos sauktu arī par grupas direktoriju, koplietotu disku vai projekta telpu). Tā pieder komandai. Cilvēki nāk un iet, direktorija paliek.

Vispirms izstrādājiet: tiesību matricu

Nebūvējiet akli pēc tā, kas bija agrāk. Vispirms izveidojiet tiesību matricu: tabulu, kurā rindās ir organizācijas direktorijas, kolonnās grupas, un katrā ailē norādīts, ko attiecīgā grupa drīkst darīt. Strādājiet ar grupām vai komandām, nevis atsevišķiem vārdiem. Tad, pievienojoties jaunam kolēģim, Jums būs jāpielāgo tikai grupa.

Bakkerij De Korrel matrica:

Trīs noteikumi:

• Pēc iespējas mazāk tiesību. Lasīšana ir noklusējums; labošana tikai tiem, kam tā patiešām nepieciešama. Tas ierobežo arī zaudējumus, ja konts tiek pārņemts vai kāds nejauši iztukšo direktoriju.
• Jutīgas direktorijas atsevišķi. Personāla lietas, veselības dati un administrācija pieder savās direktorijās ar nelielu grupu.
• Katrai direktorijai viens īpašnieks. Vienojieties, kurš pārvalda direktoriju un kurš lemj, kam tajā ir piekļuve, arī komandas direktorijas gadījumā.

Koplietošana organizācijas iekšienē un ārpusē

Jaunajā mākonī Jūs koplietojat ar lietotāju, grupu vai komandu. Jūs izvēlaties lasīšanas vai labošanas tiesības, un bieži arī sīkākus iestatījumus, piemēram, vai drīkst dzēst vai koplietot tālāk.

Cilvēkiem ārpus organizācijas ir vairāk iespēju:

• Publiska saite. Piekļuve ir ikvienam, kam ir saite, pat ja saite tiek pārsūtīta tālāk. Visam, kas nav patiešām domāts plašai publikai, piešķiriet paroli un nosūtiet to pa citu kanālu (saiti pa e-pastu, paroli ar SMS vai pa tālruni). Iestatiet derīguma termiņu un, ja iespējams, lejupielādes limitu.
• Koplietošana ar e-pastu. Saņēmējs saņem personīgu saiti pa e-pastu, bez konta. Noder grāmatvedim vai klientam.
• Failu pieprasījums (saukts arī par failu nodošanu vai augšupielādes saiti). Otra puse var tikai ievietot failus, bet neredz, kas jau tur ir. Lieliski noder, lai klients iesniegtu dokumentus.
• Federatīvā koplietošana. Nextcloud un citos pakalpojumos, kas ievēro atvērto standartu Open Cloud Mesh, Jūs koplietojat tieši ar kādu citā serverī, bez publiskas saites. Otra puse redz direktoriju savā pašas mākonī.

Saite ar iestatījumu "lejupielāde paslēpta" šķiet droša, taču tā faktiski neko neaptur: skatīties var, un ekrānuzņēmumu uzņemt arī. Nepaļaujieties uz to attiecībā uz konfidenciāliem dokumentiem.

Ārējo pušu informēšana par izmaiņām

Neaizmirstiet cilvēkus ārpus organizācijas. Bakkerij De Korrel gadījumā tie bija grāmatvedis (direktorija ar rēķiniem), tipogrāfija (direktorija ar dizainiem) un divi pastāvīgi klienti ar pasūtījumu sarakstu. Viņu vecās Google saites pēc līguma izbeigšanas vairs nestrādās.

1. Vecajā pakalpojumā atrodiet visas publiskās saites un ārējās koplietošanas. Google Drive un OneDrive tam ir pārskats (organizācijas gadījumā arī administratora sadaļā).
2. Par katru saiti nosakiet, vai tā vēl ir vajadzīga. Bieži atbilde ir noliedzoša.
3. Nepieciešamās saites izveidojiet no jauna jaunajā mākonī, šoreiz ar paroli un derīguma termiņu.
4. Nosūtiet ārējai pusei jauno saiti, ar īsu skaidrojumu un datumu, kad vecā saite vairs nedarbosies.

Aiziešana un nodošana

Tiesības paliek kārtībā tikai tad, ja Jūs tās uzturat. Savā darbinieka aiziešanas kārtībā (4. nodarbība 7.3) nosakiet:

• Personīgās direktorijas, kas vēl ir vajadzīgas: nododiet īpašumtiesības pēctecim, pirms konts tiek atslēgts.
• Vispirms atslēdziet kontu, tikai pēc pārbaudes to dzēsiet. Dzēsts konts pazūd kopā ar visiem saviem failiem.
• Izslēdziet aizejošo personu no visām grupām un komandām, un atsauciet viņa publiskās saites.

Reizi pusgadā veiciet īsu pārbaudi: vai matrica joprojām atbilst realitātei, un kādas publiskās saites vēl ir atvērtas?

Praksē: kā tas izskatās pie pakalpojumu sniedzēja

WebOké Nextcloud vidē Jūs koplietojat no faila vai direktorijas detaļu cilnes Koplietot. Tur Jūs meklējat lietotāju, grupu vai komandu, vai izveidojat publisku saiti ar pluszīmi pie Izveidot publisku saiti. Pie Labot saiti un Paplašināti iestatījumi Jūs iestatāt paroli, derīguma termiņu un lejupielādes limitu. Komandu direktorijas atrodas sadaļā Datnes, izvēlnē pa kreisi; komandas direktoriju Jūs varat pieprasīt WebOké, sazinoties ar atbalsta dienestu, un to piesaistāt komandai lietotnē Komandas. Īpašumtiesību nodošanu veic pats īpašnieks sadaļā Iestatījumi, Koplietot.

Citu Nextcloud pakalpojumu sniedzēju gadījumā administrators bieži vien pats var izveidot grupu direktorijas. Citi Eiropas mākoņpakalpojumi to sauc citādi (koplietota telpa, projekta direktorija), taču izvēles ir tās pašas: kam pieder direktorija, kam kas atļauts, un cik droša ir saite.

Kopsavilkums

• Koplietošana un publiskās saites pārejas laikā netiek pārnestas. Veidojiet tās no jauna apzināti.
• Vispirms izveidojiet tiesību matricu ar grupām un pēc iespējas mazāk tiesībām.
• Viss, kas pieder organizācijai, pieder komandas direktorijā, nevis viena darbinieka personīgajā direktorijā.
• Publiskajām saitēm: parole pa citu kanālu, derīguma termiņš un, ja iespējams, lejupielādes limits.
• Informējiet ārējās puses par saites izmaiņām, un uzturiet tiesības ar pastāvīgu darbinieku aiziešanas kārtību.

Tests

Uzdevums

Uzdevums A6.2: Drošas koplietošanas saites pārbaude. Izveidojiet savā jaunajā mākonī publisku testa saiti uz nekaitīgu testa failu, ar paroli un derīguma termiņu. Ielīmējiet saiti (nevis paroli). Programma pārbaudīs, vai saite darbojas, izmantojot https, un vai failu bez paroles nevar ne redzēt, ne lejupielādēt.

Uzdevums E6.2: Jūsu tiesību matrica. Izveidojiet tiesību matricu savai organizācijai (direktorijas, grupas, tiesības), katrai direktorijai norādiet īpašnieku un izveidojiet sarakstu ar ārējām pusēm, kurām jāsaņem jauna saite.

Lasīt tālāk

Šajos rakstos aprakstītās darbības attiecas uz WebOké pakalpojumiem; pie citiem pakalpojumu sniedzējiem tas darbojas līdzīgi.

• Nextcloud rokasgrāmata 5.1: Koplietošana ar lietotāju no Jūsu pašu Nextcloud
• Nextcloud rokasgrāmata 5.2: Publiskas saites izveide: lasīšana, labošana, parole, derīguma termiņš un lejupielāžu limits
• Nextcloud rokasgrāmata 5.3: Datņu saņemšana no citiem: datņu nodošanas vieta un datņu pieprasījums
• Nextcloud rokasgrāmata 5.5: Izveidot komandas un kopīgot mapi ar visu savu komandu
• Nextcloud rokasgrāmata 5.6: Komandas mapes: kopīga mape, kas pieder komandai
• Nextcloud rokasgrāmata 5.7: Koplietošana ar kādu citā Nextcloud (federatīvā koplietošana)
• Nextcloud rokasgrāmata 5.10: Nodot īpašumtiesības, ja kolēģis aiziet
• Nextcloud rokasgrāmata 16.7: Kolēģis aiziet: droša datņu, kalendāra un koplietoto mapju pārņemšana