8. modulis · 8.3
Izmaksu un pārvaldības godīga salīdzināšana
8. modulis: Dublējumkopijas, pāreja un pārvaldība · Lasīšanas laiks: 10 minūtes
Mācību mērķis: Pēc šīs nodarbības Jūs varēsiet godīgi salīdzināt sava vecā un jaunā risinājuma kopējās izmaksas un pārvaldību, neaprobežojoties tikai ar cenu par lietotāju, un noteikt, kurš veic kādu pārvaldības darbu.
Pamatjēdzieni: kopējās izmaksas (TCO), vienreizējas un periodiskas izmaksas, licence uz lietotāju, krātuve, paplašinājumi, pārejas izmaksas, apmācība, pašu laiks, pārvaldīts pakalpojums, pašu hostēšana, pārvaldības uzdevumi, kurš ko dara (RACI), cenu stabilitāte, mērogojamība
Nepareizais salīdzinājums
Pirmais jautājums, ko uzdod gandrīz visi: "Cik tas maksā par lietotāju mēnesī?" Šo skaitli Jūs salīdzināt ar savu pašreizējo licenci, un tas arī viss. Tas ir nepareizs salīdzinājums divu iemeslu dēļ.
Pirmkārt, tad Jūs nesalīdzināt vienu un to pašu. Vienam pakalpojumu sniedzējam pakete ietver pastu, failus, biroja rīkus un tērzēšanu; citam biroja rīki ir atsevišķa licence, pasts ietilpst citā paketē, un papildu krātuve maksā dārgāk. Otrkārt, Jūs atstājat novārtā visu, kas nav rēķinā: Jūsu pašu un kolēģu laiku, apmācību, pārvaldību, pašu pāreju.
Šajā nodarbībā mēs neizmantojam reālu pakalpojumu sniedzēju cenas. Tās mainās, un runa ir par metodi. Summas Jūs ievietojat pats, izmantojot piedāvājumus un cenrāžus, ko pieprasāt tajā brīdī.
Kopējās izmaksas: viss vienuviet
Ar kopējām izmaksām (angliski total cost of ownership, TCO) mēs saprotam visas izmaksas noteiktā periodā, piemēram, trijos gados, ieskaitot vienreizējas izmaksas. Trīs gadu periods ir ērts, jo tad vienreizējās pārejas izmaksas tiek godīgi ņemtas vērā.
| Veids | Piemēri | Vienreizējs vai periodisks |
|---|---|---|
| Licences un abonementi | Uz lietotāju, uz paketi, biroja rīku licences, tērzēšana, pastkastes | Periodisks |
| Krātuve | Papildu krātuve virs paketes, Jūsu datu apjoma pieaugums gadā | Periodisks, augošs |
| Paplašinājumi | Arhivēšana, papildu dublējumkopēšana, papildu drošība, uzlabotas pārvaldības funkcijas | Periodisks |
| Domēna vārds un DNS | Reģistrācija, iespējams, DNS pakalpojums | Periodisks |
| Dublējumkopija ārpus pakalpojuma | Otrs pakalpojums vai krātuve, ārējie diski (nodarbība 8.1) | Periodisks un vienreizējs |
| Pāreja | Speciālista vai pakalpojumu sniedzēja palīdzība, iespējams, dubulta maksāšana pārejas laikā | Vienreizējs |
| Dubultais periods | Vecais un jaunais pakalpojums vienlaikus pārejas laikā, atteikuma termiņš | Vienreizējs |
| Apmācība | Apmācības, instrukciju sagatavošana, kolēģu stundas | Vienreizējs, un jaunu kolēģu gadījumā |
| Pašu laiks pārvaldībai | Stundas mēnesī lietotāju atbalstam, jautājumiem, atjauninājumiem (pašu hostēšanas gadījumā), pārbaudēm | Periodisks |
| Pārejas izmaksas aizejot | Eksports, iespējamas pakalpojumu sniedzēja izmaksas (no 2027. gada 12. janvāra aizliegtas saskaņā ar Datu aktu, nodarbība 8.2) | Vienreizējs, vēlāk |
| Ierīces un programmatūra | Piemēram, galddatora programma, paroļu pārvaldnieks | Periodisks vai vienreizējs |
Svarīgākā aile tiek aizmirsta visbiežāk: pašu laiks. Aprēķiniet to, reizinot stundu skaitu ar fiksētu stundas likmi, ko izvēlaties pats. Pat ja neviens to nerēķina rēķinā, tas Jums kaut ko maksā.
Aprēķina piemērs bez reālām cenām
Bakkerij De Korrel uzņēmumā Ruds strādā ar mainīgajiem lielumiem, lai piemērs der jebkuram:
G= lietotāju skaits (12)L= licence uz lietotāju mēnesī, ieskaitot biroja rīkus, ja nepieciešamsO= papildu krātuve mēnesīB= ārēja dublējumkopija mēnesīU= pašu pārvaldības stundas mēnesī,T= stundas likme, ko ceptuve piemēro pašu laikamM= vienreizējas pārejas izmaksas (palīdzība plus pašu stundas reizT)D= dubultais periods: mēneši, kad vecais un jaunais tiek maksāti vienlaikus, reiz vecā mēneša izmaksasOp= apmācība (stundas reiz kolēģu skaits reizT)
Kopējās izmaksas 36 mēnešos:
TCO = 36 x (G x L + O + B + U x T) + M + D + OpViņš veic šo aprēķinu divreiz: vienreiz par "palikt kā ir", vienreiz par "pāriet". "Palikt kā ir" gadījumā M, D un Op ir nulle, taču viņš ņem vērā cenu paaugstinājumus, ko vecais pakalpojumu sniedzējs ir paziņojis, un laiku, kas pašlaik tiek zaudēts kopīgu paroļu un pazaudētu failu dēļ.
Rezultāts nav "lētākais uzvar". Tas ir skaitlis, ar kuru var godīgi runāt: pāreja vienreiz izmaksā tik un tik, un pēc tam mēnesī vairāk vai mazāk, apmaiņā pret lielāku kontroli un mazāku atkarību (modulis 1). Reizēm Eiropas risinājums ir dārgāks, reizēm lētāks. Abi rezultāti ir labs iemesls izvēlēties apzināti.
Pārvaldīts pakalpojums vai pašu hostēšana?
Izmantojot Eiropas, atvērto programmatūru (Nextcloud, Matrix, Jitsi), Jūs varat arī pats hostēt: ievietot programmatūru savā serverī vai īrētā serverī. Tas šķiet lēti, jo programmatūra ir bezmaksas. Aprēķiniet to godīgi:
| Pārvaldīts pakalpojums | Pašu hostēšana | |
|---|---|---|
| Serveris, krātuve, dublējumkopija | Pie pakalpojumu sniedzēja | Jākārto un jāmaksā pašam |
| Atjauninājumi un drošības ielāpi | Pakalpojumu sniedzējs | Jūs, laikus, arī atvaļinājuma laikā |
| Traucējums pulksten 7 no rīta | Pakalpojumu sniedzējs | Jūs |
| Zināšanas | Pie pakalpojumu sniedzēja | Pie Jums, vai pie tā viena prasmīgā kolēģa |
| Kontrole | Augsta, ja pakalpojumu sniedzējs ir Eiropas un Jums ir labs exit plāns | Visaugstākā |
Organizācijai ar divpadsmit cilvēkiem bez pašu IT zināšanām pašu hostēšana parasti ir risks, nevis ietaupījums. Serveris, kas mēnešiem ilgi nesaņem atjauninājumus, ir nedrošāks par labi pārvaldītu pakalpojumu. Organizācijai ar saviem pārvaldniekiem tā gluži otrādi var būt labākā izvēle.
Pārvaldības sadale: kurš ko dara?
Arī pārvaldīta pakalpojuma gadījumā paliek darbs. Nosakiet, kurš ko dara, ar vienkāršu sadalījumu: kurš izpilda, kurš ir galīgi atbildīgs, ar kuru konsultējas un kuru informē (bieži sauc par RACI, pēc angļu vārdiem).
| Uzdevums | Izpilda | Galīgi atbildīgs | Cik bieži |
|---|---|---|---|
| Jauna kolēģa izveide, licences piešķiršana | Biroja vadītājs | Īpašnieks | Pieņemot darbā |
| Aizejošs kolēģis: nodošana, atslēgšana | Biroja vadītājs | Īpašnieks | Atstājot darbu |
| Pārbaude, kurš ir pārvaldnieks un kuram ir licences | Biroja vadītājs | Īpašnieks | Katru ceturksni |
| Dublējumkopijas atjaunošanas tests | Biroja vadītājs | Īpašnieks | Ik gadu |
| Exit tests | Biroja vadītājs | Īpašnieks | Ik gadu |
| Atjauninājumu uzsākšana (ja pakalpojums to atstāj klienta ziņā) | Biroja vadītājs | Īpašnieks | Katrai lielai versijai |
| Datu apstrādes līguma un reģistra atjaunināšana | Īpašnieks | Īpašnieks | Mainoties, vismaz reizi gadā |
| Kolēģu jautājumu atbildēšana | Vēstnesis (nodarbība 9.1) | Biroja vadītājs | Nepārtraukts |
Uzdevums bez norādīta vārda nenotiek. Uzdevums ar vienu vārdu nenotiek, ja tā persona ir slima. Tāpēc svarīgākajiem uzdevumiem norādiet arī aizvietotāju.
Kam vēl pievērst uzmanību, salīdzinot
- Cenu stabilitāte: cik bieži un kā cena drīkst mainīties, un vai tad Jums ir tiesības izbeigt līgumu?
- Mērogojamība: kas notiek pie 15 vai 25 lietotājiem, vai pie divreiz lielākas krātuves? Vai tad Jūs nonākat citā paketē?
- Kas tiešām ietilpst: atbalsts Jūsu valodā, dublējumkopijas, no kurām Jūs varat kaut ko atjaunot, datu apstrādes līgums, eksporta iespējas.
- Izmēģinājuma periods: vai Jūs varat vispirms veikt izmēģinājumu ar dažiem kolēģiem (nodarbība 3.3)?
Praksē: šāds tas izskatās pie kāda pakalpojumu sniedzēja
WebOké Nextcloud piedāvājumā ir paketes, kas atšķiras pēc lietotāju skaita un krātuves apjoma, biroja rīku licencēm uz lietotāju, un iespējas paplašināt krātuvi vai lietotāju skaitu Mans WebOké. Atjauninājumus, drošību un sistēmas dublējumkopijas veic WebOké; jaunu galveno versiju pats sāk paketes īpašnieks, ar vienu pogu. Lietotāju pārvaldība, licences un atjaunošanas testi paliek klienta ziņā. Cenas šajā kursā apzināti nav norādītas.
Pie citiem pakalpojumu sniedzējiem sadalījums ir citāds. Tāpēc aizpildiet tabulu "kurš ko dara" katram pakalpojumu sniedzējam atsevišķi un ņemiet to vērā savā salīdzinājumā.
Kopsavilkums
- Salīdziniet kopējās izmaksas noteiktā periodā, nevis tikai cenu par lietotāju.
- Ieskaitiet vienreizējas izmaksas (pāreja, dubultais periods, apmācība) un jo īpaši savu pašu laiku.
- Pašu hostēšana ir programmatūra bez licences, bet ar darbu: aprēķiniet to godīgi.
- Nosakiet pārvaldības uzdevumus ar vārdu un aizvietotāju.
- Pievērsiet uzmanību cenu stabilitātei, mērogojamībai un tam, kas tiešām ietilpst paketē.
Tests
Uzdevums
Uzdevums E8.3: Izmaksu veidne un pārvaldības sadalījums. Aizpildiet izmaksu veidni failā OPDRACHTEN.md gan par "palikt kā ir", gan par "pāriet", izmantojot summas no piedāvājumiem vai cenrāžiem, ko pieprasāt pats, par 36 mēnešiem. Pēc tam aizpildiet tabulu "kurš ko dara" ar vārdiem un aizvietotājiem.
Uzdevums E8.3: Izmaksu veidne un pārvaldības sadalījums
Aizpildiet izmaksu veidni divas reizes (palikšana un pāreja), izmantojot summas no saviem piedāvājumiem vai cenrāžiem, un sadaliet pārvaldības uzdevumus.
Jūsu atzīmes un piezīmes paliek tikai šajā pārlūkprogrammā; mēs tās nekur nesūtām. Ja esat pieteikušies, sadaļā Mani kursi saglabājam tikai to, ka uzdevums ir paveikts.
Vairāk lasīt
Šajos rakstos aprakstītās darbības attiecas uz WebOké pakalpojumiem; pie citiem pakalpojumu sniedzējiem tas darbojas līdzīgi.
- Nextcloud rokasgrāmata 1.4: Nextcloud Free, Personal, Family un Maks: atšķirības un pāriešana uz citu pakotni
- Nextcloud rokasgrāmata 14.4: Meer opslagruimte vai lietotāju, paketes maiņa vai atteikšana
- Nextcloud rokasgrāmata 14.6: Atjauninājumi Nextcloud: kad un kā
- Nextcloud rokasgrāmata 14.7: Tiesības: kurš pārvalda ko Jūsu Nextcloud?
- Kurš Nextcloud pakotnes variants Jums ir piemērots un kā to varat paplašināt?