9. modulis · 9.1
Pārejas izskaidrošana kolēģiem
9. modulis: Cilvēki un noteikumi · Lasīšanas laiks: 10 minūtes
Mācību mērķis: Pēc šīs nodarbības Jūs varēsiet izveidot komunikācijas un apmācības plānu, ar kura palīdzību Jūsu kolēģi pieņems pāreju, un zināsiet, kā rīkoties ar pretestību.
Pamatjēdzieni: kāpēc stāsts, laika grafiks, "kas mainīsies man?", ambasadori, apmācība pa lomām, uzziņas lapa, jautājumu stunda, biežāk uzdotie jautājumi, atgriezeniskā saite, pretestība, pieejamība
Tehnoloģija ir tikai puse, cilvēki otra puse
Pāreja reti neizdodas tehnikas dēļ. Tā neizdodas, ja kolēģi nezina, kāpēc tas vajadzīgs, maiņas dienā nevar pieslēgties, nevar atrast savas datnes vai turpina slepeni strādāt vecajā pakalpojumā. Tad Jums ir divas sistēmas blakus, datnes pazūd un pieaug kairinājums.
Bakkerij De Korrel strādā divpadsmit cilvēki: cepēji, kas sāk darbu pulksten četros, divi piegādātāji, kuriem ir tikai telefons, veikala darbinieks, kurš pārvalda pasūtījumus e-pastā, un Sanne, kura visu kārto. Katram ir savi jautājumi. Labs plāns ņem to vērā.
Šī nodarbība ir par cilvēkiem; nodarbības 9.2 un 9.3 ir par noteikumiem. Šis ir skaidrojums, nevis juridiskais padoms.
1. solis: kāpēc stāsts
Cilvēki vieglāk maina paradumus, ja saprot, kāpēc. Pastāstiet to vienkāršos vārdos un dažos teikumos. Bez juridiskiem terminiem, bez panikas. De Korrel piemērs:
"Mēs pārceļam savu e-pastu, kalendāru un datnes uz Eiropas pakalpojumu sniedzēju. Tur mūsu un mūsu klientu dati atrodas saskaņā ar Eiropas noteikumiem, un mums ir vairāk kontroles pašiem. Jums galvenokārt mainīsies tas, kur piesakāties un kā sauc dažas lietotnes. Mēs palīdzēsim visiem iejusties."
Pievērsiet uzmanību tam, kas tajā NAV teikts: nav teikts "vecais pakalpojums ir slikts". Kolēģi gadiem ilgi ar to ir labprāt strādājuši. Kas nievā veco, saņem pretim aizstāvēšanos.
2. solis: kas mainīsies man?
Visi vispirms vēlas zināt, ko tas nozīmēs tieši viņiem. Izveidojiet katrai grupai īsu pārskatu. Palīdz uzziņas lapa: A4 formāta lapa ar "agrāk" un "tagad".
| Agrāk | Tagad | Ko Jūs darāt |
|---|---|---|
| E-pasts vecā pakalpojuma lietotnē | E-pasts lietotnē Mail vai Outlook, jauni iestatījumi | Pievienojiet kontu pēc rokasgrāmatas, veco kontu noņemiet tikai pēc maiņas |
| Tiešsaistes mapes | Datnes jaunajā mākonī (piemēram, Nextcloud) | Instalējiet galddatora lietotni, piesakieties ar divu faktoru autentifikāciju |
| Tiešsaistes dokumenti | Tiešsaistes birojs jaunajā mākonī (piemēram, Euro-Office) | Atveriet datnes kā parasti; makro nedarbosies (skatiet 6.5. nodarbību) |
| Tērzēšana ar komandu | Tērzēšana jaunajā mākonī (piemēram, Talk) | Instalējiet lietotni savā telefonā; vecā tērzēšana būs lasāma līdz noteiktam datumam |
| Piegādes maršrutu kalendārs | Koplietots kalendārs jaunajā mākonī | Pievienojiet kalendāru savā telefonā (soli pa solim uzziņas lapā) |
Norādiet arī to, kas nemainās. "Jūsu e-pasta adrese paliek tāda pati" daudziem ir vissvarīgākais nomierinājums.
3. solis: laika grafiks ar fiksētiem brīžiem
Nekomunicējiet tikai vienreiz, bet gan fiksētos brīžos. Piemērs, kas atbilst 3.3. nodarbībā aprakstītajam migrācijas plānam:
| Kad | Ziņojums | Kanāls |
|---|---|---|
| 4 nedēļas pirms maiņas | Kāpēc stāsts, datums, kas no Jums tiek gaidīts | Komandas sanāksme un īss e-pasts |
| 2 nedēļas pirms | Uzaicinājums uz īso apmācību un uzziņas lapa | E-pasts un papīra versija ēdnīcā |
| 1 nedēļa pirms | "Sakārtojiet savas vecās mapes, pēc piektdienas vecajā pakalpojumā vairs neko jaunu nelieciet" | E-pasts, tērzēšana |
| Dienu pirms | "Rīt Jūs piesakāties šādi", ar pieteikšanās datiem, kas nosūtīti pa drošu kanālu | Personīgi vai pa telefonu |
| Maiņas dienā | Kāds ir pieejams jautājumiem (jautājumu stunda) | Darba vietā |
| 1 nedēļa pēc | "Kas vēl nedarbojas kā nākas?" | Īsa aptauja vai veidlapa |
| 4 nedēļas pēc | "Vecais pakalpojums tiks slēgts [datums]" | E-pasts |
Laba paraža: nekad nesūtiet paroles un lietotājvārdus vienā un tajā pašā ziņojumā. Un brīdiniet visus, ka pakalpojumu sniedzējs nekad neprasa paroli vai kodu. Pāreja krāpniekiem ir lielisks brīdis viltus ziņojumiem ("Jūsu jaunais konts: piesakieties šeit").
4. solis: ambasadori un apmācība pa lomām
Atrodiet vienu vai divus ambasadorus: kolēģus, kuriem tas patīk, kuri kā pirmie piedalās pilotprojektā (3.3. nodarbība) un pēc tam palīdz citiem. Jautājums kolēģim ir vieglāk uzdodams nekā jautājums priekšniekam.
Apmāciet pa lomām, īsi un praktiski:
- Visiem (20 minūtes): pieteikšanās ar divu faktoru autentifikāciju, savu datņu atrašana, datnes koplietošana, e-pasts un kalendārs telefonā.
- Cilvēkiem ar daudziem dokumentiem (30 minūtes): kopīga rediģēšana, versiju atjaunošana, fonti un formāti (6.3. un 6.4. nodarbība).
- Pārvaldītājiem (stunda vai ilgāk): lietotāju izveide, licences, dublējumkopijas, ko darīt, kad kāds aiziet (7.3. un 8.1. nodarbība).
Ļaujiet cilvēkiem apmācības laikā visu izdarīt pašiem, savā telefonā. Kas vienreiz pats pievienojis kalendāru, varēs to izdarīt arī turpmāk.
Domājiet par pieejamību: lieli burti uzziņas lapā, īsa filma garā teksta vietā un palīdzība kolēģiem, kuri ir mazāk digitāli prasmīgi vai sliktāk pārvalda valodu.
5. solis: nopietna attieksme pret pretestību
Pretestība ir normāla un bieži vien pamatota. Klausieties, kas aiz tās slēpjas:
| Ko Jūs dzirdat | Kas bieži vien slēpjas aiz tā | Kas palīdz |
|---|---|---|
| "Taču tas strādāja lieliski?" | Paradums, nav izjusta problēma | Kāpēc stāsts, nenievājot veco |
| "Man nav laika šim" | Noslogotība | Īsa apmācība, mierīgā brīdī, un kāds, kas palīdz |
| "Mani makro vairs nedarbojas" | Reāla problēma | Uztvert nopietni: atrisināt, vai vienoties par izņēmumu (6.5. nodarbība) |
| "Baidos, ka kaut ko pazaudēšu" | Nenoteiktība | Parādīt, ka viss ir nokopēts, un kā atgūt veco versiju |
| "Tas Eiropas risinājums noteikti ir sliktāks" | Priekšstats, nav pieredzes | Parādīt praksē; ambasadors, kurš to entuziasma pilns lieto |
Reāla problēma (piemēram, makro, kas izveido pasūtījumu sarakstu) nav pretestība, bet gan informācija. Atrisiniet to pirms turpināt tālāk.
6. solis: atgriezeniskā saite un noslēgums
Veidojiet sarakstu ar jautājumiem, kas bieži atkārtojas, un izveidojiet no tiem īsu biežāk uzdoto jautājumu sarakstu. Pajautājiet pēc nedēļas un pēc mēneša, kas vēl nedarbojas kā nākas. Atzīmējiet arī to, ka pāreja ir izdevusies: pāreja ir visas komandas sasniegums.
Praksē: kā tas izskatās pie pakalpojumu sniedzēja
Lielākajai daļai pakalpojumu sniedzēju ir rokasgrāmata, ko varat izmantot savai uzziņas lapai. Piemēram, WebOké Nextcloud rokasgrāmatā ir raksts "Ātrs sākums: piecas lietas, ko darīt pirmajā dienā", un Euro-Office rokasgrāmatā ir raksts par to, kas lietotājiem mainās, pārejot no vecā Nextcloud Office. Pie citiem pakalpojumu sniedzējiem meklējiet lapu "sākumam" vai "quick start". Atsaucieties uz to, nevis rakstiet visu pats.
Kopsavilkums
- Pāreja izdodas vai neizdodas pateicoties cilvēkiem: pastāstiet, kāpēc, kas viņiem mainīsies un kas ne.
- Izveidojiet uzziņas lapu "agrāk un tagad" un laika grafiku ar fiksētiem ziņojumu brīžiem.
- Strādājiet ar ambasadoriem un īsām apmācībām pa lomām, kurās cilvēki visu izdara paši.
- Uztveriet pretestību nopietni; reāla problēma ir informācija, nevis pretdarbība.
- Brīdiniet par viltus ziņojumiem pārejas laikā un nekad nesūtiet paroles kopā ar lietotājvārdu.
Tests
Uzdevums
Uzdevums E9.1: Jūsu komunikācijas plāns. Izveidojiet savai organizācijai kāpēc stāstu, ne garāku par pieciem teikumiem, uzziņas lapu ar vismaz piecām rindām "agrāk un tagad", laika grafiku ar vismaz pieciem ziņojumu brīžiem, un norīkojiet vienu vai divus ambasadorus.
Uzdevums E9.1: Jūsu komunikācijas plāns
Uzrakstiet pamatojuma stāstu, sagatavojiet uzziņas lapu un laika grafiku, un norīkojiet vēstnešus.
Jūsu atzīmes un piezīmes paliek tikai šajā pārlūkprogrammā; mēs tās nekur nesūtām. Ja esat pieteikušies, sadaļā Mani kursi saglabājam tikai to, ka uzdevums ir paveikts.
Lasīt tālāk
Šajos rakstos aprakstītie soļi attiecas uz WebOké pakalpojumiem; pie citiem pakalpojumu sniedzējiem darbība ir līdzīga.
- Nextcloud rokasgrāmata 2.6: Ātrais starts: piecas lietas, kas jāizdara pirmajā dienā
- Euro-Office rokasgrāmata 1.3: Euro-Office vai vecā Nextcloud Office: kas Jums mainās?
- Euro-Office rokasgrāmata 13.2: Pāreja uz Euro-Office
- Nextcloud rokasgrāmata 14.2: Lietotāju izveide, rediģēšana, deaktivēšana un dzēšana