3. modulis · 3.1
Jūsu pašreizējo pakalpojumu apzināšana
3. modulis: Inventarizācija un plānošana · Lasīšanas laiks: 11 minūtes
Mācību mērķis: Pēc šīs nodarbības Jūs varēsiet izveidot pilnīgu inventarizāciju par Jūsu pašreizējiem mākoņpakalpojumiem, tostarp saiknēm un lietojumu, ko uzreiz neredzat.
Pamatjēdzieni: inventarizācija, sastāvdaļa, pašreizējais pakalpojums, mērķis, īpašnieks, svarīgums, ēnas IT, saikne, vienota pieteikšanās (SSO), koplietota pastkaste, alias, izplatīšanas saraksts, verifikācijas ieraksts
Kāpēc vispirms inventarizācija?
Pāreja reti neizdodas liela darba dēļ. Pasta kopēšana un failu pārcelšana parasti izdodas. Tā neizdodas tāpēc, ka kāds kaut ko nebija pierakstījis: vietnes kontaktformas, kas pēkšņi vairs nesūta pastu, skenera, kas skenē uz slēgtu pastkasti, kolēģa, kurš savu klientu sarakstu glabāja privātā Dropbox kontā.
Inventarizācija ir saraksts ar visu, ko Jūs šobrīd darāt mākonī: kurš pakalpojums, kādi dati, kas ir īpašnieks, kas ar to notiks turpmāk un cik tas ir svarīgi. Tas prasa dažas stundas, bet ietaupa dienas.
Bakkerij De Korrel sāka ar astoņām ailēm. Pēc sarunas ar kolēģiem to jau bija trīspadsmit.
Astoņas sastāvdaļas
Sāciet ar šīm astoņām. Tās atkārtosies visā pārējā kursa gaitā.
| Sastāvdaļa | Ko Jūs pierakstāt | Kur to atrast |
|---|---|---|
| E-pasts | Domēni, pastkastes, aliasi, koplietotas pastkastes, izplatīšanas saraksti (grupu adreses), pārsūtīšanas, kopējais apjoms | Jūsu pasta pakalpojuma pārvaldības portāls, DNS (MX ieraksti) |
| Kalendārs | Personīgie kalendāri, koplietotie kalendāri, telpu un ierīču kalendāri, abonementi ārējiem kalendāriem | Kalendāra iestatījumi, pārvaldības portāls |
| Kontaktpersonas | Personīgās adrešu grāmatas, koplietotas adrešu grāmatas, organizācijas saraksts | Lietotne Kontaktpersonas, pārvaldības portāls |
| Datnes | Katra lietotāja personīgā glabātuve, koplietotas mapes vai koplietotie diski, ārējā koplietošana, kopējais apjoms | Krātuves pārskats pārvaldības portālā (nodarbība 3.2) |
| Dokumenti | Kura biroja programmatūra, kuras datnes satur makro, veidnes, veidlapas, savi formāti (Google dokumenti) | Failu krātuve, sarunas ar kolēģiem |
| Tērzēšana un sanāksmes | Tērzēšanas pakalpojums, kanāli, sanāksmju pakalpojums, kurš tiekas ar ārpakalpojumu sniedzējiem | Licenču pārskats, kolēģi |
| Paroles | Kur šobrīd glabājas paroles: paroļu pārvaldnieks, pārlūkprogramma, piezīmes, izklājlapa | Kolēģi, pārlūkprogrammas iestatījumi |
| Dublējumkopijas | Kas šobrīd tiek dublēts, kas to dara, kur tas tiek saglabāts, un vai atjaunošana kādreiz ir pārbaudīta | Pārvaldītājs, dublēšanas pakalpojums |
Kas uzreiz nav redzams: saiknes
Šī ir vissvarīgākā inventarizācijas daļa. Saikne ir viss, kas atrodas ārpus Jūsu mākoņpakalpojuma, bet ir no tā atkarīgs. Meklējiet tās šajās vietās:
- Vienota pieteikšanās (SSO). Lietotnes, kurās piesakāties ar savu Google vai Microsoft kontu. Katra konta drošības iestatījumos ir saraksts ar lietotnēm, kurām ir piekļuve. Apskatiet to vairāku kolēģu kontos, ne tikai savā.
- Jūsu vietne. Kontaktformas un interneta veikali sūta pastu. Caur kuru serveri? Ar kādu adresi?
- Ierīces. Skeneri un multifunkcionālie printeri, kas skenē uz e-pastu vai mapi. Kases, trauksmes sistēmas vai citas ierīces, kas sūta pastu.
- Cita programmatūra. Grāmatvedība, CRM, plānošana, jaunumu vēstuļu pakalpojums. Vai tie sūta pastu Jūsu domēna vārdā? Vai tie izgūst failus no Jūsu krātuves?
- Jūsu domēna DNS. Tur Jūs redzat, kurš drīkst sūtīt pastu Jūsu domēna vārdā (SPF), kuri pakalpojumi ir iestatījuši verifikācijas ierakstu (TXT ieraksti, piemēram,
google-site-verification=vaiMS=) un vai ir citu pakalpojumu DKIM ieraksti. Uzdevums A2.1 no iepriekšējā moduļa to jau noskaidroja Jūsu vietā. - Tālruņi un klēpjdatori. Kuras lietotnes sinhronizējas ar veco pakalpojumu? Visas tās vēlāk jāpārkonfigurē (nodarbība 7.2).
Ēnas IT: ko kolēģi paši nokārto
Ēnas IT ir programmatūra vai krātuve, ko kolēģi paši izmanto, bez organizācijas ziņas: bezmaksas Dropbox, WhatsApp grupa ar klientiem, privāts Gmail jaunumu vēstulei, tiešsaistes plānotājs. Parasti tas nav ar ļaunu nolūku: kāds vienkārši atrisināja problēmu.
Pārejai ēnas IT ir svarīgs divu iemeslu dēļ. Tur bieži vien ir organizācijas dati, kuriem jāpārceļas līdzi. Un, ja Jūs par to nepajautāsiet, tas vienkārši turpinās pastāvēt pēc pārejas, ārpus Jūsu jaunās Eiropas sistēmas.
Tāpēc pajautājiet tā, lai cilvēki atbildētu godīgi. Nevis "kurš izmanto neatļautus pakalpojumus?", bet: "Mēs pārejam uz citu sistēmu un negribam, lai kāds kaut ko zaudētu. Kādas programmas, vietnes un lietotnes Jūs izmantojat savā darbā, arī tad, ja tās esat nokārtojis pats?" Īss piemēru saraksts palīdz cilvēkiem atcerēties.
Katrai rindai: pieci lauki
Katrai inventarizācijas rindai pierakstiet piecas lietas:
- Pašreizējais pakalpojums: piemēram, "Gmail caur Google Workspace".
- Izmērs: pēc iespējas konkrētāk, piemēram, "12 pastkastes, kopā 38 GB" vai "3 koplietoti kalendāri".
- Īpašnieks: kurš par to lemj un zina, kā tas darbojas? Tas ir kāds konkrēts cilvēks ar vārdu, nevis "visi".
- Mērķis: kas ar to notiks turpmāk? Pārcelt uz jaunu pakalpojumu, slēgt, arhivēt vai pagaidām atstāt kā ir.
- Svarīgums: augsts (bez tā organizācija nevar strādāt), vidējs vai zems.
Daži rindu piemēri no ceptuves:
| Sastāvdaļa | Pašreizējais pakalpojums | Izmērs | Īpašnieks | Mērķis | Svarīgums |
|---|---|---|---|---|---|
| E-pasts | Google Workspace, example.com | 12 pastkastes, 38 GB; alias bestellingen@ | Sanne (birojs) | Pārcelt uz Eiropas pasta pakalpojumu | augsts |
| Datnes | Google Drive, 1 koplietots disks "Receptes" | 64 GB, 4 ārējās koplietošanas | Sanne | Pārcelt uz komandas mapi | augsts |
| Saikne | Vietnes pasūtījumu veidlapa | sūta uz bestellingen@ | vietnes izstrādātājs | Pielāgot SMTP iestatījumu | augsts |
| Saikne | Kases sistēma, pieteikšanās ar Google | 5 konti | Mo (filiāle) | Izveidot savu pieteikšanos | augsts |
| Saikne | Biroja skeneris | skenē uz scan@ | Sanne | Jauni SMTP dati | vidējs |
| Ēnas IT | Ceptuves īpašnieka Dropbox (privāts) | receptes, 2 GB | Jeroen | Pārcelt uz komandas mapi, tad slēgt kontu | vidējs |
Nepilnības, no kurām jāuzmanās
- Skatīšanās tikai savā kontā. Pārvaldītājs automātiski neredz, kādas lietotnes parastais lietotājs ir pievienojis savam kontam. Pārbaudiet vairāku cilvēku kontus.
- Koplietoto pastkastu aizmiršana.
info@,facturen@unbestellingen@bieži vien nav atsevišķa pastkaste, bet gan alias, koplietota pastkaste vai grupa. Pārejas laikā katru no tiem ir jāpārceļ pareizā veidā (nodarbība 4.4). - Licenču skaitīšana lietojuma vietā. Divpadsmit licences nenozīmē, ka ir divpadsmit aktīvu lietotāju. Skatieties pēdējo pieteikšanās reizi.
- Nav īpašnieka. Rinda bez īpašnieka netiek paveikta.
- Inventarizācijas neatjaunošana. Visu, ko atklājat migrācijas laikā, tomēr ierakstiet tajā.
Praksē: kā tas izskatās pie pakalpojumu sniedzēja
Pārejot uz WebOké Nextcloud un WebOké pasta pakalpojumu kopumu, inventarizācija uzreiz kļūst par Jūsu uzdevumu sarakstu: rokasgrāmatā katrai sastāvdaļai ir norādīts, kādu rīku izmantot (piemēram, Ievietot Tool priekš Google, Datu migrācija priekš OneDrive, E-pasta pārneses rīks pastam) un kādā secībā. Citiem Eiropas pakalpojumu sniedzējiem rīks var saukties citādi, bet inventarizācija ir tieši tāda pati: tā attiecas uz Jūsu organizāciju, nevis uz pakalpojumu sniedzēju.
Kopsavilkums
- Inventarizācija novērš to, ka pārejas laikā tiek aizmirsts kaut kas, ko neviens nebija pierakstījis.
- Sāciet ar astoņām sastāvdaļām: e-pasts, kalendārs, kontaktpersonas, datnes, dokumenti, tērzēšana un sanāksmes, paroles, dublējumkopijas.
- Meklējiet saiknes: vienotā pieteikšanās, vietne, ierīces, cita programmatūra, DNS ieraksti, tālruņi.
- Jautājiet kolēģiem par ēnas IT tā, lai viņi atbildētu godīgi.
- Katra rinda iegūst pašreizējo pakalpojumu, izmēru, īpašnieku, mērķi un svarīgumu.
Tests
Uzdevums
Uzdevums A3.1: Vai Jūsu inventarizācija ir pilnīga? Aizpildiet inventarizācijas veidlapu savai organizācijai (vai savai privātajai lietošanai). Programma pārbaudīs, vai ir iekļautas visas astoņas sastāvdaļas, vai esat atraduši vismaz trīs saiknes, un vai katrai rindai ir norādīts pašreizējais pakalpojums, izmērs, īpašnieks, mērķis un svarīgums.
Uzdevums E3.1: Aptauja kolēģu vidū. Pajautājiet vismaz trim cilvēkiem (vai, ja strādājat vieni, pārbaudiet savas ierīces), kādas programmas, vietnes un lietotnes viņi izmanto savā darbā. Pierakstiet, ko vēl nebijāt iekļāvis savā sarakstā un ko no tā esat mācījies.
Uzdevums E3.1: Aptauja kolēģu vidū
Pajautājiet vismaz trim kolēģiem (vai apskatiet savas pašu ierīces un pārlūkprogrammu): "Mēs pārejam uz citu pakalpojumu un negribam, lai kādam kaut kas pazustu. Kādas programmas, vietnes un lietotnes Jūs izmantojat darbā, arī tad, ja Jūs tās pats esat sakārtojis?" A3.1 uzdevuma veidne atrodama pie šī uzdevuma.
Jūsu atzīmes un piezīmes paliek tikai šajā pārlūkprogrammā; mēs tās nekur nesūtām. Ja esat pieteikušies, sadaļā Mani kursi saglabājam tikai to, ka uzdevums ir paveikts.
Papildu lasāmviela
Šajos rakstos aprakstītie soļi attiecas uz WebOké pakalpojumiem; pie citiem pakalpojumu sniedzējiem process ir līdzīgs.
- Nextcloud rokasgrāmata 13.1: Sagatavošanās: ko paņemsiet līdzi un kādā secībā
- Nextcloud rokasgrāmata 13.6: No Microsoft 365 uz WebOké: datnes, dokumenti, e-pasts un kalendārs
- DirectAdmin rokasgrāmata 10.1: Jūsu e-pasta pārcelšana: pieejamās iespējas
- WebOké rokasgrāmata 14.1: Domēna veselība (arī bez konta)