Tērzēšana un tikšanās

7. modulis: Sadarbība, lietotnes un drošība · Lasīšanas laiks: 10 minūtes

Mācību mērķis: Pēc šīs nodarbības Jūs varēsiet izvēlēties Eiropas alternatīvu tērzēšanai un videozvaniem un sakārtot pāreju no Teams, Slack vai Zoom, tostarp izlemt, kas notiek ar sarunu vēsturi.

Pamatjēdzieni: tērzēšana, saruna vai kanāls, videotikšanās, viesis bez konta, uzgaidīšanas telpa (lobby), moderators, transporta šifrēšana, pilnīga šifrēšana (end-to-end), sarunu vēsture, glabāšanas pienākums, atvērts standarts (Matrix), pašu uzturēšana (self-hosting)

Kāpēc tērzēšana ir vissarežģītākā sastāvdaļa

Pastam, kalendāriem un failiem ir atvērti standarti: IMAP, CalDAV, WebDAV. Tos var pārkopēt no viena pakalpojumu sniedzēja pie cita. Tērzēšanai un tikšanās rīkiem tas tā nav. Microsoft Teams, Slack, Zoom un WhatsApp katrai ir sava sistēma. Sarunu no Teams nevar "importēt" citā tērzēšanas lietotnē. Tātad Jūs sākat no jauna.

Tas izklausās sliktāk, nekā tas patiesībā ir. Bakkerij De Korrel gadījumā runa ir par trim lietām: ātru jautājumu kolēģim ("vai rozīņu maizītes jau ir gatavas?"), reizi nedēļā notiekošu sanāksmi ar maiznīcas darbiniekiem, kas strādā no mājām, par plānošanu, un reizēm videozvanu ar klientu vai piegādātāju. To var paveikt ar jebkuru mūsdienīgu tērzēšanas programmu. Sarežģītā daļa ir ieradumi un vecie ziņojumi.

Kas Jums ir nepieciešams? Četri jautājumi

Pirms izvēlaties programmu, atbildiet uz četriem jautājumiem:

Eiropas un atvērti alternatīvie risinājumi

Aptuveni ir divi risinājumu veidi: tērzēšana un zvanīšana kā daļa no Jūsu mākoņvides, un atsevišķas programmas.

Uzmanību pelna divas lietas. Šveice un Apvienotā Karaliste nav ES dalībvalstis. Abām valstīm Eiropas Komisija tomēr ir pieņēmusi lēmumu par aizsardzības līmeņa pietiekamību: dati drīkst doties uz turieni bez papildu pasākumiem (nodarbība 2.1). Un "atvērtā koda programmatūra, ko izstrādājis ASV uzņēmums" (Jitsi) nozīmē kaut ko citu nekā "ASV uzņēmuma pakalpojums". Ja Jitsi darbina savā serverī vai pie Eiropas pakalpojumu sniedzēja, Jūsu saruna neiet caur 8x8. Programmatūra pieder visiem; pakalpojums pieder tam, kurš uztur serveri.

Transports, pilnīgā šifrēšana un tas, kurš uztur serveri

Gandrīz visas programmas šifrē savienojumu starp Jūsu ierīci un serveri. To sauc par transporta šifrēšanu. Kāds tajā pašā wifi tīklā tad nevar lasīt līdzi, taču pats serveris principā to var.

Izmantojot pilnīgu (end-to-end) šifrēšanu, sarunu var lasīt vai dzirdēt tikai dalībnieki, pat servera pārvaldnieks to nevar. Threema un Wire to dara pēc noklusējuma. Matrix to var darīt katrai sarunai atsevišķi, un Element privātām sarunām tas pēc noklusējuma ir ieslēgts. Nextcloud Talk un Jitsi gadījumā tas atkarīgs no versijas un servera iestatījumiem. Pieņemiet, ka servera pārvaldnieks var redzēt tērzēšanas ziņojumus, ja vien Jūsu pakalpojumu sniedzējs rakstiski nenorāda citādi.

Maiznīcai, kas apspriež plānošanu, transporta šifrēšana parasti ir pietiekama, ja vien serveris atrodas pie uzticama pakalpojumu sniedzēja, kas ievēro Eiropas tiesību aktus. Ja apspriežat medicīniskus datus vai konfidenciālas sarunas, pilnīgai šifrēšanai ir lielāka nozīme.

Viesi, uzgaidīšanas telpa un moderatori

Klientiem un piegādātājiem nav konta Jūsu vidē. Tam paredzēta viesa saite: ikviens ar šo saiti var pievienoties caur pārlūkprogrammu, neko neinstalējot. Tas ir ērti, bet arī rada risku, jo saiti var pārsūtīt tālāk.

Trīs ieradumi padara to drošu:

1. Iestatiet saitei paroli un nosūtiet to pa citu kanālu, piemēram, pa SMS.
2. Izmantojiet uzgaidīšanas telpu (lobby): viesi gaida, kamēr moderators atver tikšanos un tos ielaiž.
3. Pēc tikšanās izslēdziet viesa piekļuvi vai katrai tikšanās reizei izveidojiet jaunu sarunu.

Ko darīt ar veco sarunu vēsturi?

Ziņojumi no Teams, Slack vai WhatsApp netiek pārnesti. Tāpēc jau iepriekš izlemiet:

• Kas jāsaglabā? Vienošanās ar klientiem, lēmumi, piedāvājumi, kas pārrunāti tērzēšanā. Tiem īstenībā nebūtu jāpaliek tikai tērzēšanā. Pārnesiet tos uz dokumentu vai e-pastu, pirms veicat pāreju.
• Ko var dzēst? Lielāko daļu: "būšu 5 minūtes vēlāk", pusdienu fotogrāfijas, atsevišķi jautājumi.
• Kā saglabāt pārējo? Teams un Slack pārvaldniekiem ir eksporta funkcijas (Microsoft 365 izmantojot eDiscovery, Slack izmantojot darbvietas eksporta funkciju, atkarībā no Jūsu abonementa). Jūs saņemsiet failus (bieži JSON vai HTML), kurus uzglabājat kā arhīvu mapē ar ierobežotu piekļuvi. Meklējami Jūsu jaunajā tērzēšanas programmā tie nekļūs.
• Cik ilgi? Glabājiet arhīvu tik ilgi, cik nepieciešams administrēšanai vai vienošanos nodrošināšanai, un ne ilgāk. Ja tajā ir personas dati, arhīvam ir piemērojama VDAR.

Atsevišķi saglabājiet arī failus, kas koplietoti Teams kanālos. Microsoft 365 tie parasti atrodas SharePoint vai OneDrive un tiek pārnesti kopā ar failu migrāciju (nodarbība 6.1), nevis kopā ar tērzēšanu.

Pati pāreja

Tērzēšanas programma darbojas tikai tad, ja to izmanto visi. Pāreja pa pusei ir sliktākais variants: tad neviens nezina, kur atrast ziņojumu. Tāpēc:

1. Izvēlieties vienu datumu, kad jaunā programma kļūst par vienīgo tērzēšanas programmu.
2. Iepriekš izveidojiet nepieciešamās sarunas: vienu vispārīgu sarunu, vienu katrai komandai (De Korrel gadījumā: "maiznīca", "veikals", "piegāde") un vienu nedēļas sanāksmei.
3. Pirms šī datuma visiem jāuzstāda lietotne telefonā un datorā (nodarbība 7.2).
4. Vecajā programmā piespraudiet ziņojumu: "No pirmdienas tērzējam Talk. Šeit vairs nereaģēt."
5. Pēc dažām nedēļām iestatiet veco programmu tikai lasīšanas režīmā, un pēc tam pārtrauciet tās izmantošanu.

Praksē: tā tas izskatās pie pakalpojumu sniedzēja

Šajā piemērā izmantojam Nextcloud Talk WebOké Nextcloud vidē. Talk ir iekļauts paketēs ar Office licenci. Talk atverat, izmantojot ikonu augšpusē. Sākuma lapā kreisajā pusē redzamas Jūsu sarunas, ar pogu Sākt tikšanos tagad uzreiz izveidojat tikšanos ar saiti, un ar Pārbaudīt ierīces pārbaudāt kameru un mikrofonu. Viesa piekļuvi katrai sarunai ieslēdzat sadaļā Sarunas iestatījumi, zem Pārvaldīšana; tur arī iestatāt paroli. Uzgaidīšanas telpa atrodas zem Tikšanās. Sarunu ierakstīšana un zvanīšana uz parastiem tālruņa numuriem šajā vidē nav iespējama.

Citiem Nextcloud pakalpojumu sniedzējiem un Matrix, Jitsi vai BigBlueButton pakalpojumiem tas darbojas līdzīgi: viesa saite, parole, uzgaidīšanas telpa un moderatori dažkārt saucas citādi, bet ideja ir tā pati.

Kopsavilkums

• Tērzēšanas sarunas netiek pārnestas uz jaunu programmu. Svarīgo iepriekš saglabājiet dokumentā vai e-pastā, pārējo eksportējiet kā arhīvu.
• Izvēlieties, pamatojoties uz četriem jautājumiem: kas, cik daudz, kas jāsaglabā, cik sensitīvs ir saturs.
• Transporta šifrēšana aizsargā ceļā; pilnīga (end-to-end) šifrēšana aizsargā arī pret serveri. Svarīgi, kurš uztur serveri.
• Drošība ar viesiem: parole, uzgaidīšanas telpa, viesa piekļuves izslēgšana pēc tikšanās.
• Pārejiet vienā noteiktā datumā, kad lietotnes jau ir uzstādītas.

Tests

Uzdevums

Uzdevums E7.1: Tērzēšanas rīka maiņas sagatavošana. Atbildiet uz šīs nodarbības četriem jautājumiem savai organizācijai, izveidojiet sarakstu ar tērzēšanas grupām un kanāliem, kas Jums ir šobrīd, un katrai grupai nosakiet: kas jāsaglabā, kur tas tiks novietots un kura saruna jaunajā programmā to aizstās.

Lasiet tālāk

Šajos rakstos aprakstītie soļi attiecas uz WebOké pakalpojumiem; pie citiem pakalpojumu sniedzējiem tas darbojas līdzīgi.

• Nextcloud rokasgrāmata 10.1: Kas ir Talk un kam tas pieejams?
• Nextcloud rokasgrāmata 10.3: Videozvani un sanāksmes: kamera, mikrofons, fons un rokas pacelšana
• Nextcloud rokasgrāmata 10.5: Viesu uzaicināšana, izmantojot saiti (bez konta)
• Nextcloud rokasgrāmata 16.22: Viesi Talk tikšanās reizē ar uzgaidāmo telpu (lobby)
• Videozvani "Nextcloud Talk" nedarbojas: cēloņi un risinājumi
• Matrix specifikācija: https://spec.matrix.org/