Exit stratēģija arī Jūsu jaunajam mākonim

8. modulis: Dublējumkopijas, pāreja un pārvaldība · Lasīšanas laiks: 11 minūtes

Mācību mērķis: Pēc šīs nodarbības Jūs varēsiet izveidot un pārbaudīt exit stratēģiju, lai arī no sava jaunā pakalpojumu sniedzēja vēlāk varētu aiziet bez zaudējumiem, un Jūs zināsiet, kādas tiesības Jums šajā ziņā dod VDAR un Eiropas Datu akts.

Pamatjēdzieni: exit stratēģija, exit tests, eksporta formāts, atvērtais standarts, uzteikuma termiņš, pārejas periods, datu nodošana atpakaļ un dzēšana, VDAR 28. panta 3. punkta g) apakšpunkts, ES Datu akts (Regula (ES) 2023/2854), pārejas tiesības, pārejas izmaksas, domēna vārds savā pārvaldībā

Kāpēc jau tagad domāt par aiziešanu?

Jūs tikko esat pārgājuši, vai vēl esat šajā procesā. Kāpēc gan jau tagad domāt par nākamo pāreju? Tāpēc, ka citādi šīs kursa nodarbības mācību Jūs apgūsiet no jauna pēc pieciem gadiem. Pie sava iepriekšējā pakalpojumu sniedzēja Jūs saskārāties ar šķēršļiem (nodarbība 2.3): faili savā formātā, tērzēšana, ko nevarēja pārnest, pieteikšanās caur kontu, kuru Jūs vēlējāties slēgt. Exit stratēģija nodrošina, ka Jūs tos pašus šķēršļus neuzceļat no jauna pie sava jaunā pakalpojumu sniedzēja.

Ir arī iemesli, kurus Jūs paši neizvēlaties: pakalpojumu sniedzēju pārņem cits uzņēmums (piemēram, uzņēmums ārpus ES, tāpēc nodarbības 2.1 jautājumu atbildes pēkšņi kļūst citādas), tas strauji paaugstina cenas, pārtrauc kādu pakalpojumu vai bankrotē. Kam ir plāns, var izvēlēties mierīgi. Kam plāna nav, tam jāmigrē laika spiediena apstākļos.

Exit stratēģijas trīs līmeņi

Pirmais līmenis, tehniskais: vai Jūs varat izgūt savus datus lietojamā formātā?

Par katru sastāvdaļu Jūs fiksējat, kā to eksportēt un kādā formātā. Pakalpojumam, kas izmanto atvērtos standartus (nodarbība 2.2), tas ir pārskatāmi:

Otrais līmenis, līgumiskais: ko Jūsu vienošanās paredz par aiziešanu?

Lasiet to līguma noslēgšanas brīdī, nevis atteikšanās brīdī: uzteikuma termiņu, vai šajā laikā Jums joprojām ir pilnīga piekļuve saviem datiem, cik ilgi pēc pakalpojuma beigām Jūs vēl varat izgūt savus datus, un kad un kā tie tiek dzēsti. Vai Jūs vēlaties saņemt apstiprinājumu par dzēšanu?

Trešais līmenis, organizatoriskais: kurš zina, kā tas jādara?

Plāns, kas ir tikai viena kolēģa galvā, nav plāns. Ierakstiet exit stratēģiju dokumentā pie savas administrācijas, norādot administratorus un administratora konta pieteikšanās datus (paroļu pārvaldniekā, nodarbība 7.4).

Ko nosaka VDAR

Ja Jūs izmantojat pakalpojumu citu personu (klientu, biedru, darbinieku) personas datu apstrādei, tad pakalpojumu sniedzējs ir Jūsu apstrādātājs, un Jūs noslēdzat datu apstrādes līgumu (nodarbība 9.2). VDAR 28. panta 3. punkta g) apakšpunkts nosaka, ka šajā līgumā jābūt paredzētam, ka apstrādātājs pēc pakalpojuma beigām, pēc Jūsu izvēles, dzēš visus personas datus vai nodod tos atpakaļ Jums, un dzēš esošās kopijas, ja vien kāds tiesību akts neparedz to glabāšanu. Tas ir Jūsu tiesiskais pamats, lai, aizejot, saņemtu atpakaļ savus datus un pēc tam liktu tos dzēst. Lūdziet šo dzēšanu arī reāli, un pieprasiet apstiprinājumu.

Tas ir skaidrojums, nevis juridisks padoms. Ja Jums ir šaubas par savu konkrēto situāciju, vaicājiet juristam vai savam datu aizsardzības speciālistam.

Ko nosaka ES Datu akts

Kopš 2025. gada 12. septembra ir spēkā ES Datu akts (Regula (ES) 2023/2854). VI nodaļa (23. līdz 31. pants) attiecas uz pāreju starp mākoņpakalpojumiem un ir piemērojama tā sauktajiem datu apstrādes pakalpojumu sniedzējiem, tostarp ierastajiem tiešsaistes pakalpojumiem glabāšanai, e-pastam un sadarbībai. Galvenie punkti:

• Pakalpojumu sniedzējam jāpadara pāreja iespējama un jānovērš šķēršļi (23. pants), un vienošanās par pāreju jānosaka rakstiskā līgumā (25. pants).
• Uzteikuma termiņš pārejas uzsākšanai ir ne ilgāks par diviem mēnešiem (25. panta 2. punkta d) apakšpunkts).
• Pēc tam seko pārejas periods, kas nav ilgāks par 30 kalendārajām dienām, kura laikā pakalpojumu sniedzējs palīdz un pakalpojums turpina darboties (25. panta 2. punkta a) apakšpunkts). Ja tas tehniski nav iespējams, pakalpojumu sniedzējam tas jāpaziņo 14 darba dienu laikā, un tas drīkst piedāvāt ilgāku periodu, ne ilgāku par septiņiem mēnešiem (25. panta 4. punkts). Pārejas periodu Jūs drīkstat pagarināt vienu reizi (25. panta 5. punkts).
• Pēc pārejas perioda Jums ir vismaz 30 kalendārās dienas, lai izgūtu savus datus (25. panta 2. punkta g) apakšpunkts), un pēc tam pakalpojumu sniedzējam viss pilnībā jādzēš (h) apakšpunkts).
• Pakalpojumu sniedzējam iepriekš jāapraksta, kādus datus Jūs varat paņemt līdzi un kādos formātos (25. panta 2. punkta e) apakšpunkts un 26. pants).
• Pārejas izmaksas: līdz 2027. gada 12. janvārim pakalpojumu sniedzējs drīkst piemērot tikai samazinātas izmaksas, kas nepārsniedz viņa paša izmaksas; no 2027. gada 12. janvāra viņš nedrīkstēs piemērot nekādas pārejas izmaksas (29. pants). Parastā abonēšanas maksa un soda nauda par priekšlaicīgu līguma pārtraukšanu uz to neattiecas.

Ir izņēmumi, piemēram, pakalpojumiem, kas lielā mērā izveidoti pēc viena konkrēta klienta mēra, un testa versijām (31. pants). Tātad Datu akts padara pāreju vieglāku, bet tas nekustina Jūsu datus Jūsu vietā. Eksporta formāts, ko neviens cits nevar nolasīt, joprojām ir problēma; tāpēc atvērtie standarti joprojām ir svarīgi.

Jūsu domēna vārds: svarīgākā atslēga

Viena lieta padara katru exit daudz vieglāku: sava domēna vārds, savā pārvaldībā. Ja Jūsu e-pasta adrese ir info@example.com un domēna vārds ir reģistrēts uz Jūsu organizācijas vārda, Jūs varat pārcelt e-pastu uz jebkuru citu pakalpojumu sniedzēju, mainot MX ierakstus (nodarbība 4.3). Ja Jūsu adrese ir bakkerijdekorrel@gmail.com vai domēna vārds ir piesaistīts Jūsu pakalpojumu sniedzēja kontam, tad, aizejot, Jūs zaudējat savu adresi vai esat atkarīgi no viņa gribas sadarboties.

Tātad pārbaudiet:

• vai domēna vārds ir reģistrēts uz organizācijas (turētāja) vārda, nevis uz bijušā darbinieka vai mājaslapas izstrādātāja vārda;
• vai Jūs zināt, pie kura reģistratora tas ir reģistrēts un kā pieprasīt pārvešanas kodu;
• vai Jūsu mākonis izmanto adresi Jūsu paša domēnā, piemēram, cloud.example.com, lai lietotnes un saites nebūtu atkarīgas no pakalpojumu sniedzēja adreses.

Exit tests

Exit stratēģiju Jūs pārbaudāt tāpat kā dublējumkopiju: to patiešām izdarot, nelielā mērogā. Grauda bakalejā Ruds to dara reizi gadā, kādā mierīgā pēcpusdienā:

1. Viņš eksportē vienu mapi ar dokumentiem, koplietoto kalendāru "Piegāde" (ICS) un adrešu grāmatu "Piegādātāji" (vCard).
2. Viņš atver šos failus citā vidē: citā kalendāra programmā, citā adrešu grāmatā, citā biroja lietotnē.
3. Viņš pārbauda: vai tikšanās ar pareiziem laikiem un atkārtojumiem tiek pārnestas pareizi? Vai tālruņu numuri atbilst pareizajiem vārdiem? Vai dokumenti atveras ar pareizu formatējumu?
4. Viņš pieraksta, kas nestrādāja, un pielāgo stratēģiju.

Uzdevumā A8.2 Jūs liksiet programmai to pārbaudīt automātiski.

Praksē: kā tas izskatās pie pakalpojumu sniedzēja

WebOké Nextcloud izmanto atvērtos standartus: savus failus Jūs izgūstat ar darbvirsmas lietotni vai WebDAV, kalendārus eksportējat kā ICS un kontaktpersonas kā vCard, un dokumenti Jūsu failos atrodas kā docx, xlsx, pptx vai odt. Pamācībā aprakstīts arī, kā pāriet no cita Nextcloud pakalpojumu sniedzēja, izmantojot darbvirsmas lietotni un ICS un vCard failus; tas pats ceļš der arī pretējā virzienā. E-pasts atrodas e-pasta paketē, ko Jūs ar IMAP varat nokopēt pie jebkura cita pakalpojumu sniedzēja. Domēna vārdus Jūs varat pārcelt pie cita reģistratora ar pārvešanas kodu.

Pie citiem Eiropas pakalpojumu sniedzējiem tas darbojas līdzīgi, ja tie izmanto tos pašus atvērtos standartus. Pajautājiet to pirms parakstīšanas.

Kopsavilkums

• Plānojiet savu aiziešanu jau no paša sākuma: tehniski (eksporta formāti), līgumiski (uzteikums, datu nodošana atpakaļ, dzēšana) un organizatoriski (kurš zina, kā tas jādara).
• VDAR 28. panta 3. punkta g) apakšpunkts: pēc pakalpojuma beigām dati jānodod atpakaļ vai jādzēš, pēc Jūsu izvēles.
• Datu akts: uzteikuma termiņš ne ilgāks par diviem mēnešiem, pārejas periods ne ilgāks par 30 dienām (izņēmuma gadījumā septiņi mēneši), vismaz 30 dienas datu izgūšanai, un no 2027. gada 12. janvāra bez pārejas izmaksām.
• Jūsu paša domēna vārds savā pārvaldībā ir svarīgākā atslēga jebkurai exit stratēģijai.
• Pārbaudiet savu exit stratēģiju reizi gadā, nelielā mērogā.

Tests

Uzdevums

Uzdevums A8.2: Exit tests ar automātisku pārbaudi. Izgūstiet no sava jaunā pakalpojuma vienu kalendāru (ICS), vienu adrešu grāmatu (vCard) un dažus dokumentus, un augšupielādējiet tos kā zip failu vai atsevišķus failus. Programma pārbaudīs, vai faili ir derīgi un atvērtā vai ierastā formātā, un salīdzinās skaitīšanas rezultātus ar to, ko Jūs norādāt.

Uzdevums E8.2: Jūsu exit stratēģija vienā lapā. Aizpildiet par katru sastāvdaļu, kā Jūs eksportējat un kādā formātā, atrodiet savā līgumā vai vispārīgajos noteikumos uzteikuma termiņu un vienošanās par datu nodošanu atpakaļ un dzēšanu, un pārbaudiet, uz kā vārda ir reģistrēts Jūsu domēna vārds.

Papildu lasāmviela

Šajos rakstos aprakstītie soļi attiecas uz WebOké pakalpojumiem; pie citiem pakalpojumu sniedzējiem tas darbojas līdzīgi.

• Nextcloud rokasgrāmata 13.7: No Nextcloud Free uz maksas paketi vai no cita Nextcloud pakalpojuma sniedzēja
• Nextcloud rokasgrāmata 14.5: Jūsu Nextcloud savā domēnā (cloud.jusuuznemums.lv)
• WebOké rokasgrāmata 5.12: Pārnest domēnu pie cita pakalpojumu sniedzēja: pārneses kods (EPP) un pārneses slēgs
• WebOké rokasgrāmata 11.7: Privātums: Jūsu datu lejupielāde vai dzēšana
• Regula (ES) 2023/2854 (Datu akts), VI nodaļa, 23. līdz 31. pants: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/?uri=CELEX:32023R2854
• VDAR (Regula (ES) 2016/679), 28. pants: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/?uri=CELEX:32016R0679