Biroja formāti: OOXML, ODF un pdf

6. modulis: Faili un dokumenti · Lasīšanas laiks: 10 minūtes

Mērķis: Pēc šīs nodarbības Jūs varēsiet izskaidrot, kas īsti ir docx, odt un pdf, kāpēc dokuments pēc pārejas var izskatīties citādi, un izvēlēties pareizo formātu sadarbībai, apmaiņai un arhivēšanai.

Pamatjēdzieni: faila formāts, atvērtais standarts, OOXML (docx, xlsx, pptx; ECMA-376, ISO/IEC 29500), ODF (odt, ods, odp; ISO/IEC 26300), vecie bināros formāti (doc, xls, ppt), pdf un PDF/A (ISO 19005), csv, fonts, metriski līdzvērtīgs fonts, konvertēšana

Dokuments ir vienošanās

Fails ir baitu virkne. Tikai pateicoties faila formātam, programma zina, ko šie baiti nozīmē: šis ir virsraksts, šis ir treknraksts, šī ir tabula ar trim kolonnām. Ja šis formāts ir publiski aprakstīts un ikviens drīkst to izmantot bez atļaujas vai licences, tad runa ir par atvērto standartu (2.2. nodarbība). Tad dažādas programmas var lasīt un rakstīt vienu un to pašu failu, un Jūs neesat atkarīgi no viena ražotāja.

Biroja dokumentiem ir divi lieli atvērtie standarti un viens formāts, kas paredzēts satura nostiprināšanai.

OOXML: docx, xlsx un pptx

Kopš Office 2007 Microsoft Office pēc noklusējuma saglabā dokumentus kā Office Open XML, saīsināti OOXML. Jūs zināt paplašinājumus: docx, xlsx un pptx. Standarts ir noteikts kā ECMA-376 un kā starptautiska norma ISO/IEC 29500.

Docx faktiski ir zip fails ar noteiktu struktūru. Pārdēvējiet dokumenta offerte.docx kopiju par offerte.zip un atspiediet to. Jūs redzēsiet, cita starpā:

[Content_Types].xml        welke onderdelen erin zitten
word/document.xml          de tekst en de opmaak
word/styles.xml            de stijlen
word/fontTable.xml         de lettertypen die het document gebruikt
word/media/                de afbeeldingen
docProps/core.xml          titel, maker, datum

Divas lietas, kas jāzina. Pirmkārt, ISO/IEC 29500 ietver stingru variantu (Strict) un plašāku variantu (Transitional), kurā iekļautas arī vecās Word īpatnības; Office pēc noklusējuma raksta Transitional variantu. Otrkārt, docx var saturēt elementus, ko saprot tikai Microsoft Office, piemēram, VBA makro (docm un xlsm failos), ActiveX pogas vai spraudņus. Formāts ir atvērts, taču ne viss, kas tajā var atrasties, strādā visur. Par to runā 6.5. nodarbība.

ODF: odt, ods un odp

OpenDocument Format (ODF) ir izstrādāts standartizācijas organizācijā OASIS un noteikts kā ISO/IEC 26300. Paplašinājumi ir odt (teksts), ods (izklājlapa) un odp (prezentācija). Arī odt ir zip fails. Pirmā sastāvdaļa saucas mimetype un burtiski satur dokumenta veidu, piemēram, application/vnd.oasis.opendocument.text. Saturs atrodas failā content.xml, stili failā styles.xml.

ODF ir LibreOffice un uz tā balstīto pakešu, piemēram, Collabora Online, pašu formāts. Daudzas Eiropas valdības min ODF kā vēlamo formātu apmaiņai un arhivēšanai. Nīderlandē ODF ir iekļauts Forum Standaardisatie sarakstā "pas toe of leg uit" (piemēro vai pamato), tāpat kā pdf un PDF/A.

Kuru formātu izvēlēties?

Abi ir atvērtie standarti. Praktiskā atšķirība ir atkarīga no tā, kādi ir Jūsu cilvēki un kādu programmu Jūs izmantojat.

Svarīgākais noteikums: izvēlieties vienu galveno formātu katram veidam un palieciet pie tā. Katru reizi, kad fails tiek konvertēts turp un atpakaļ (docx uz odt uz docx), kaut kas var mainīties.

Vecie formāti: doc, xls un ppt

Faili, kas izveidoti pirms 2007. gada (doc, xls, ppt), ir bināri formāti: nevis zip ar XML, bet Microsoft paša faila struktūra. Moderni biroja paketes tos joprojām atver, bet ne vienmēr bez kļūdām, un tie var saturēt makro, nenorādot to paplašinājumā. Ieteikums pārejas gadījumā: pārveidojiet vecos failus, kurus vēl izmantojat, par docx, xlsx vai pptx (vai ODF) un saglabājiet oriģinālu kā arhīvu.

Pdf un PDF/A

Pdf ir paredzēts, lai nostiprinātu, kā kaut kas izskatās, vienādi jebkurā ierīcē. Rediģēšana ir iespējama, taču tas nav mērķis. PDF/A (ISO 19005) ir stingrāks variants arhivēšanai: visi fonti ir iekļauti failā, nav pieļaujamas ārējas atsauces vai skripti, lai fails pats par sevi būtu lasāms vēl ilgus gadus. Izvēlieties PDF/A visam, kas Jums jāglabā ilgstoši, piemēram, gada pārskatiem.

Kāpēc dokuments var izskatīties citādi

Pēc pārejas kolēģi ātri saka: "tas izskatās citādi". Iemesls gandrīz vienmēr ir fonts. Dokuments nosauc savu fontu (piemēram, Calibri), taču pats fonts parasti tajā nav iekļauts. Programmai, kas rāda dokumentu, šis fonts jābūt pašai. Ja tā nav, tiek izmantots aizstājējs, kuram ir citi burtu platumi. Rindiņa veidojas citādi, tabula kļūst platāka, lapa pārbīdās.

Vispazīstamākajiem Microsoft fontiem pastāv atvērtā pirmkoda metriski līdzvērtīgi aizstājēji: katrs burts ir tieši tikpat plats, atšķiras tikai forma nedaudz. Tad Jūsu teksts veidojas vienādi.

Fontiem, piemēram, Verdana, Tahoma, Georgia, Garamond, Century Gothic vai savam korporatīvā stila fontam, šāda aizstājēja nav. Onlainā birojam tad tie jāaizstāj ar kaut ko līdzīgu, un tad teksts var pārbīdīties citādi. Bakkerij De Korrel gadījumā tas bija korporatīvā stila fonts uz vēstuļu veidlapas. Risinājums: ļaut instalēt fontu (ja licence to atļauj) pie pakalpojumu sniedzēja vai veidnē izvēlēties brīvi pieejamu fontu.

Citas lietas, kas formāta maiņas gadījumā var pārbīdīties: galvenes un kājenes ar laukiem, satura rādītāji (jāatjauno no jauna), komentāri un izsekotās izmaiņas, iegultie objekti, kā arī izklājlapās nosacītā formatēšana un diagrammas.

Praksē: šādi tas izskatās pie pakalpojumu sniedzēja

WebOké Nextcloud iekš Euro-Office Jūs varat atvērt docx, xlsx un pptx bez konvertēšanas, kā arī odt, ods, odp, rtf, txt, csv un vecos formātus doc, xls un ppt. Izmantojot Datne, Lejupielādēt kā, Jūs varat izvēlēties, cita starpā, DOCX, ODT, PDF vai PDF/A; izmantojot Saglabāt kopiju kā, kopija nonāk Jūsu Nextcloud. Piecu tabulā minēto fontu metriski līdzvērtīgie aizstājēji atrodas uz servera. Citiem onlainā biroja pakešiem ir līdzīgas izvēlnes; tas, kādus fontus tie atpazīst, atšķiras atkarībā no pakalpojumu sniedzēja. Pajautājiet par to iepriekš, ja izmantojat savu korporatīvā stila fontu.

Kopsavilkums

• docx, xlsx un pptx (OOXML, ISO/IEC 29500) un odt, ods un odp (ODF, ISO/IEC 26300) ir atvērtie standarti un abi ir zip faili ar XML.
• Izvēlieties formātu, kuru Jūsu birojs izmanto iekšēji un kuru pazīst Jūsu sadarbības partneri, un palieciet pie tā.
• Vecos binārajos failus (doc, xls, ppt) konvertējiet; oriģinālu saglabājiet.
• Pdf, lai nostiprinātu; PDF/A, lai glabātu ilgstoši.
• Pārbīdes parasti rodas no fontiem; Calibri, Cambria, Arial, Times New Roman un Courier New ir metriski līdzvērtīgi aizstājēji.

Tests

Uzdevums

Uzdevums A6.3: Jūsu paša dokumenta formāts un fonti. Augšupielādējiet dokumentu, ko bieži izmantojat (piemēram, Jūsu vēstuļu veidni). Programma pateiks, kāds ir tā īstais formāts, kādi fonti tajā ir izmantoti un vai katram fontam ir metriski līdzvērtīgs aizstājējs.

Lasīt tālāk

Šajos rakstos aprakstītās darbības attiecas uz WebOké pakalpojumiem; pie citiem pakalpojumu sniedzējiem tas darbojas līdzīgi.

• Euro-Office rokasgrāmata 1.4: Kādas pārlūkprogrammas un failu formāti darbojas ar Euro-Office?
• Euro-Office rokasgrāmata 2.5: Lejupielādēt kā docx, xlsx, pptx, odt vai pdf
• Euro-Office rokasgrāmata 12.3: Fonti izskatās citādi
• ISO/IEC 29500 un ECMA-376 (Office Open XML); ISO/IEC 26300 un OASIS OpenDocument 1.3 (ODF); ISO 19005 (PDF/A)
• Forum Standaardisatie, atvērto standartu saraksts (ODF, PDF/A), Nīderlandes iestādes saraksts