Makro, veidnes un saderības pārbaude

6. modulis: Faili un dokumenti · Lasīšanas laiks: 12 minūtes

Mācību mērķis: pēc šīs nodarbības Jūs varēsiet ar savu dokumentu testa kopu noteikt, kas jaunajā tiešsaistes birojā darbojas labi, kas Jums jāpielāgo un ko labāk atstāt citā programmā, īpašu uzmanību pievēršot VBA makro, veidnēm, fontiem un apvienošanai.

Pamatjēdzieni: testa kopa, saderība, VBA makro (xlsm, docm), JavaScript makro, pašveidota funkcija (#NAME?), papildinājums (add-in), veidne (dotx, xltx, potx), firmas stils, satura vadības elements, formas lauks, pasta sapludināšana, izmaiņu izsekošana, komentāri, funkciju nosaukumi un atdalītājs

Kāpēc testēt, ja formāti taču ir atvērti?

Nodarbībā 6.3 Jūs redzējāt, ka docx un odt ir atvērti standarti. Tas nenozīmē, ka katra programma ar šāda faila saturu tiek galā vienlīdz labi. Vienkārša vēstule vai izklājlapa darbojas visur. Problēmas rodas ar īpašām sastāvdaļām: makro, pogām, papildinājumiem, formas laukiem, sarežģītām veidnēm un fontiem, kuru nav. Tās gandrīz vienmēr atrodamas tieši tajos dokumentos, uz kuriem balstās organizācijas darbība: piedāvājumu ģenerators, darba stundu veidlapa, firmas papīrs.

Tāpēc pirms pārejas izveidojiet testa kopu un sistemātiski to izejiet cauri. Ne tāpēc, lai pierādītu, ka jaunais pakotne ir laba, bet lai zinātu, kas Jums jāsakārto.

1. solis: izvēlieties savu testa kopu

Izvēlieties 15 līdz 25 dokumentus. Nevis nejaušus, bet gan tos, kas ir vissvarīgākie vai visvairāk sarežģītie:

• visvairāk izmantotos dokumentus (pajautājiet kolēģiem vai apskatieties savā vecajā pakalpojumā sadaļu "nesen lietoti");
• visas veidnes un firmas papīru;
• katru failu ar makro (paplašinājumi xlsm, docm, pptm, kā arī vecie xls vai doc faili, kuros var būt makro);
• dokumentus ar formām, apvienošanu (vēstules no adrešu saraksta) vai saitēm uz citiem failiem;
• dokumentus, ar kuriem apmaināties ar ārējām pusēm (grāmatvedis, pasūtītājs);
• dažus lielus vai vecus failus.

Grauds bakalejā to kļuva par 18, tostarp piedāvājumu ģenerators (Excel ar makro), firmas papīrs (Word veidne ar firmas fontu), cenu saraksts, atvaļinājuma kartīte, ikgadējā Ziemassvētku vēstule klientiem un izstādes prezentācija.

2. solis: pārbaudiet katru dokumentu pēc noteiktiem punktiem

Atveriet katru dokumentu jaunajā tiešsaistes birojā un dariet ar to to, ko parasti darāt. Pierakstiet par katru dokumentu:

1. Vai tas atveras? Un vai tas izskatās tāpat (noformējums, rindstarpa, lappušu numerācija)?
2. Rediģēšana un saglabāšana: mainiet kaut ko, saglabājiet, atveriet no jauna. Vai viss joprojām ir pareizi?
3. Atpakaļ pie partnera: atveriet rediģēto failu saņēmēja programmā (piemēram, Word pie grāmatveža). Vai tas tur joprojām izskatās labi?
4. Īpašās sastāvdaļas: vai darbojas pogas, formulas, lauki, satura rādītājs, galvenes un kājenes?
5. Kopīga rediģēšana: vai divi cilvēki var tajā strādāt vienlaikus bez problēmām?
6. Drukāšana un pdf: vai izdruka ir pareiza?

Makro: godīgais stāsts

Makro ir neliela programmas daļa dokumentā: poga, kas noformē piedāvājumu, kopē datus vai kārto sarakstu. Microsoft Office makro ir rakstīti VBA (Visual Basic for Applications) valodā. Failiem ar makro ir sava paplašinājuma zīme: xlsm, docm un pptm. Zip failā kods atrodas sastāvdaļā vbaProject.bin.

Eiropas mākoņu tiešsaistes biroja pakotnes neizpilda VBA. Euro-Office un ONLYOFFICE atbalsta makro JavaScript valodā; Collabora un LibreOffice ir sava Basic un Python valoda, un dažu VBA kodu var ierobežoti izpildīt LibreOffice galddatora programmā. Pārlūkprogrammā praksē uz to nevar paļauties. Fails gan atveras: Jūs redzat visus datus un formulas, bet pogas nedara neko.

Ko Jūs varat darīt?

Divas lamatas. Vienmēr saglabājiet oriģinālu: ja saglabājat xlsm citā pakotnē, VBA kods var kļūt nelietojams Excel programmai. Un pašveidotas funkcijas: ja formula izmantoja pašveidotu VBA funkciju, piemēram, =PVN(A1), jaunajā pakotnē tā dos kļūdas vērtību, piemēram, #NAME?.

Nozīme ir arī drošībai. Citu cilvēku failu makro var būt kaitīgi. Laba pakotne, atverot failu, vaicā, vai vēlaties izpildīt automātiskos makro. Izvēlieties "jā" tikai tad, ja failam uzticaties.

Veidnes un firmas stils

Veidne (dotx, xltx, potx vai ott ODF gadījumā) ir sākuma dokuments: firmas papīrs, piedāvājums, prezentācija firmas stilā. Pārbaudiet trīs lietas:

• Fonts: vai firmas stila fonts ir pieejams tiešsaistes biroja serverī? Ja nav, teksts nobīdīsies (nodarbība 6.3). Pavaicājiet pakalpojumu sniedzējam, vai viņš var to instalēt, vai izvēlieties brīvu fontu, kas ir tam tuvs.
• Logotips, galvene un kājene: vai tie izskatās pareizi, arī otrajā lappusē?
• Lauki: datums, lappušu numuri, satura rādītājs. Liekiet tos atjaunināt vienu reizi.

Jaunajā mākonī izveidojiet pastāvīgu mapi Veidnes, ar lasīšanas tiesībām lielākajai daļai cilvēku, lai neviens nejauši nemainītu oriģinālu.

Formas, apvienošana un izsekošana

• Formas lauki un satura vadības elementi (izvēles saraksti, atzīmēšanas lodziņi, datuma izvēlētāji Word) katrā pakotnē nedarbojas vienādi. Pārbaudiet aizpildīšanu un nosūtīšanu atpakaļ.
• Pasta sapludināšana (vēstules no adrešu saraksta) daudzās tiešsaistes pakotnēs darbojas, bet dažkārt ar ierobežojumiem, piemēram, maksimālo saņēmēju skaitu vienā reizē vai bez etiķešu lapu atbalsta. Pārbaudiet ar savu īsto adrešu sarakstu.
• Izmaiņu izsekošana un komentāri parasti pārvietojas turp un atpakaļ bez problēmām. Tomēr pārbaudiet, vai autoru vārdi ir pareizi, un noņemiet tos, pirms nosūtāt dokumentu ārpus organizācijas.
• Papildinājumi (add-in) no Microsoft Office, piemēram, grāmatvedības vai CRM programmas papildinājumi, citā birojā nedarbojas. Pārbaudiet, vai attiecīgās lietotnes piegādātājam ir cita savienojuma iespēja.

Izklājlapas: funkciju nosaukumi un atdalītāji

Kas ir pieradis pie Excel holandiešu valodā, raksta =SOM(B3:B11) un =ALS(B5>0;"winst";"verlies"), ar semikolu starp daļām. Tiešsaistes birojs var būt iestatīts uz angļu nosaukumiem un komatiem (=SUM(...), =IF(...,...)). Pats fails no tā nemainās: funkcijas failā tiek saglabātas noteiktā, fiksētā veidā. Svarīgi ir tas, ko Jūs rakstāt. Pārbaudiet formulu valodas un reģiona iestatījumu, un informējiet kolēģus, kuru formu viņi izmanto.

3. solis: lemiet par katru dokumentu

Katram dokumentam testa kopā ierakstiet rezultātu: zaļš (darbojas), oranžs (darbojas pēc pielāgojuma, pierakstiet kāda) vai sarkans (nedarbojas, izvēlieties risinājumu no makro tabulas). Daži sarkani dokumenti nav iemesls atteikties no pārejas. Tie gan ir iemesls tos atrisināt pirms pārejas datuma, vai apzināti paturēt vienu Excel licenci piedāvājumu ģeneratoram, kamēr tas nav aizstāts.

Praksē: šādi tas izskatās pie pakalpojumu sniedzēja

Euro-Office programmā WebOké Nextcloud xlsm fails atveras ar visiem datiem, bet bez funkcionējošām VBA pogām. Cilnē Skatīt un Makro Jūs izveidojat makro JavaScript valodā vai ierakstāt to; sadaļā Pielāgotas funkcijas Jūs izveidojat savu funkciju. Sadaļā Datne, Paplašināti iestatījumi atrodas formulu valoda un reģions. Pasta sapludināšana atrodas cilnē Sadarbība. Citās pakotnēs izvēlnes sauc citādi, bet ierobežojumi ir līdzīgi: VBA pārlūkprogrammā pilnībā nedarbojas nevienā no Eiropas tiešsaistes pakotnēm.

Kopsavilkums

• Atvērti standarti neko neapliecina par makro, papildinājumiem un formām: pārbaudiet savus dokumentus.
• Izveidojiet testa kopu no 15 līdz 25 svarīgiem un sarežģītiem dokumentiem un pārbaudiet tos pēc noteiktiem punktiem.
• VBA makro tiešsaistes pakotnēs nedarbojas; vispirms noskaidrojiet, vai makro vispār vēl ir vajadzīgs, un vienmēr saglabājiet oriģinālu.
• Pārbaudiet veidnes attiecībā uz fontu, logotipu un laukiem, un novietojiet tās pastāvīgā mapē ar lasīšanas tiesībām.
• Piešķiriet katram dokumentam zaļu, oranžu vai sarkanu statusu, un atrisiniet sarkanos pirms pārejas datuma.

Tests

Uzdevums

Uzdevums A6.5: Jūsu paša dokumenta saderības pārbaude. Augšupielādējiet dokumentu, ko uzskatāt par svarīgu (piemēram, izklājlapu ar makro vai savu veidni). Programma meklē makro, ārējās saites, iegultos objektus, formas laukus, izsekotās izmaiņas un komentārus, nezināmas funkcijas un fontus bez aizstājēja, un par katru punktu sniedz zaļu, oranžu vai sarkanu novērtējumu ar ieteikumu.

Uzdevums E6.5: Jūsu testa kopa. Aizpildiet testa kopu vismaz desmit no saviem dokumentiem, norādot rezultātu katram testa punktam un lēmumu par katru dokumentu.

Papildu lasāmviela

Šajos rakstos aprakstītie soļi attiecas uz WebOké pakalpojumiem; citiem pakalpojumu sniedzējiem process ir līdzīgs.

• Euro-Office rokasgrāmata 15.30: Excel fails ar VBA makro: kas tagad?
• Euro-Office rokasgrāmata 15.2: Formulas pārņemšana no Excel: angļu funkciju nosaukumi un semikols
• Euro-Office rokasgrāmata 15.22: Vēstuļu izveide no adresātu saraksta
• Euro-Office rokasgrāmata 12.2: Dokuments tiek atvērts tikai lasīšanas režīmā
• Euro-Office rokasgrāmata 12.3: Fonti izskatās citādi
• Euro-Office rokasgrāmata 15.24: Komentāru un izmaiņu noņemšana pirms dokumenta nosūtīšanas