Een verenigings- of gezinsmap die niet verdwijnt als iemand stopt

Jautājums: "Mūsu biedrībā viss atrodas iepriekšējā sekretāra koplietotajā mapē. Viņš tagad beidz darbu. Kas notiks ar mapi un kā turpmāk no tā izvairīties?"

Problēma: koplietota mape vienmēr pieder vienai personai. Ja šo lietotāju izdzēš, mape pazūd arī visiem pārējiem. Tas pats attiecas uz ģimeni, kurā viss atrodas viena vecāka mapē.

Tagad: mapes nodrošināšana

1. Lieciet personai, kas aiziet, nodot mapes īpašumtiesības kādam, kas paliek, izmantojot Iestatījumi, Koplietot un bloku Datnes. Skatiet Nodot īpašumtiesības, ja kolēģis aiziet.
2. Dzēsiet lietotāju Mans WebOké tikai pēc tam, kad nodošana ir pabeigta. Ja vēlaties kontu vēl kādu laiku saglabāt, labāk to atspējojiet, nevis dzēsiet.
3. Vai persona vairs nevar pieteikties? Tad sekojiet Kolēģis aiziet: droša datņu, kalendāra un koplietoto mapju pārņemšana.

Turpmāk: komanda un komandas mape

1. Izveidojiet komandu

Lietotnē Komandas izveidojiet komandu, piemēram, "Valde" vai "Ģimene", un pievienojiet dalībniekus (skatiet Izveidot komandas un kopīgot mapi ar visu savu komandu). Kad kāds pievienojas vai pamet komandu, pietiek pielāgot tikai komandu.

2. Pieprasiet komandas mapi

Komandas mape pieder komandai, nevis vienai personai. Tā paliek pat tad, ja kāds aiziet, un tās krātuve netiek pieskaitīta vienam dalībniekam. Komandas mapi Jūsu vietā izveido WebOké: pieprasiet to ar ticket Mans WebOké un norādiet mapes un komandas nosaukumu (skatiet Komandas mapes: kopīga mape, kas pieder komandai). Komandu mapes ir pieejamas Personal, Family un Max plānos, bet ne Nextcloud Free plānā.

3. Pārvietojiet datnes

1. Atveriet lietotnē Datnes veco koplietoto mapi.
2. Atzīmējiet visu (izvēles rūtiņa saraksta augšpusē atlasa visu).
3. Augšpusē izvēlieties Pārvietot vai kopēt, izvēlieties komandas mapi un noklikšķiniet uz Pārvietot uz ar komandas mapes nosaukumu (skatiet Mapju izveide, pārvietošana, kopēšana un pārdēvēšana).
4. Pārbaudiet, vai viss ir pārvietots, un pēc tam dzēsiet veco koplietošanu.

Padomi struktūras izveidei

• Izmantojiet fiksētu mapju struktūru, piemēram, Protokoli, Finanses, Dalībnieki, Aktivitātes. Pievienojiet tai īsu paskaidrojumu, izmantojot Pievienot mapes aprakstu (skatiet Piezīmes un teksta failu veidošana ar Teksts).
• Nosakiet, kam kas ir atļauts. Ne visiem jābūt iespējai mainīt finanšu dokumentus.
• Koplietojot ar ārpasauli (dalībniekiem, vecākiem, pašvaldību), vienmēr izmantojiet saiti ar paroli un beigu datumu (skatiet Publiskas saites izveide: lasīšana, labošana, parole, derīguma termiņš un lejupielāžu limits).